Viestintä asiakkaan kanssa
Lukuaika: 3 minuuttia | Tulosta
Viestiminen asiakkaan kanssa on keskeinen osa Omaolon toimintaa ja helpottaa asiakkaan ohjaamista palvelun eri vaiheissa. Jokaisesta asukkaan täyttämästä ja ammattilaiselle lähettämästä lomakkeesta syntyy asiointi, jossa on aina mukana myös Viestit-osio. Erityisen tärkeää asiakkaan kanssa viestiminen on silloin, kun asiakkaan asioinnissa tapahtuu muutoksia. Muista siis aina laittaa asiakkaalle viestiä, jos siirrät hänen asioinnin toiselle ammattilaiselle tai jos päätät hoidon. Näissä tilanteissa on tärkeää viestiä asiakkaalle selkeästi, miten hänen tulee tilanteessa toimia ja varmistaa siten, että asiakas ei jää tilanteessa ilman selkeitä jatko-ohjeita.
Voit viestiä asiakkaan kanssa helposti:
- Valitse asioinnin Viestit-osio.
- Kirjoita viesti tekstikenttään.
- Paina Lähetä-painiketta. Viestin alla näkyy lähettäjän nimi, lähetysajankohta ja viestin tila (Lähetetty tai Nähty).
Viestin luonnos säilyy, vaikka kävisit asioinnin muissa osioissa ennen viestin lähettämistä. Viestin luonnos kuitenkin häviää, jos poistut asioinnin sivulta. Ennen poistumista Omaolo kysyy sinulta varmistuksen, haluatko poistua lähettämättä viestiä, tai huomauttaa tallentamattomasta viestistä. Viestin luonnos häviää ilman varmistusta, jos lataat sivun uudelleen tai poistut Omaolosta ilman uloskirjautumista. Jos lähetät asiakkaalle virheellisen viestin, lähetä asiakkaalle uusi viesti, jossa ilmoitat aiemman viestin olleen virheellinen.
Saat asiakkaan antamat vastaukset näkyville myös silloin, kun kirjoitat asiakkaalle viestiä. Kun kirjoitat asiakkaalle viestiä sellaisella asioinnilla, johon liittyy asiakkaan täyttämä lomake, voit avata näytölle samanaikaisesti asiakkaan antamat vastaukset. Avaa esitiedot painamalla Näytä esitiedot -painiketta tekstikentän alapuolella. Asiakkaan antamat vastaukset avautuvat selainikkunan oikeaan reunaan. Jos asiointiin liittyy useampi vastattu lomake, paina Näytä esitiedot -painiketta ja valitse haluamasi lomake avautuvasta valikosta.
Kun asiakas vastaa viestiisi Omaolossa, saat tästä ilmoituksen ja lisäksi työjonolle ilmestyy sininen kuvake sen asioinnin riville, jossa on uutta sisältöä. Sininen kuvake näkyy myös asioinnin välilehtivalikossa Viestit-välilehden kohdalla, kun asiakas on lähettänyt sinulle viestin Omaolossa.
Jos asiakas on lisännyt viestiin URL-linkkejä, niitä ei saa missään tilanteessa painaa. Ilmoita linkeistä välittömästi oman alueesi Omaolo-pääkäyttäjälle. Pääkäyttäjän on ilmoitettava niistä DigiFinlandille käytön tukeen.
Asiakkaan täytyy sallia Omaolon sähköposti-ilmoitukset saadakseen herätteen Omaoloon saapuneesta viestistä sähköpostitse.
Huom.! Versiosta 3.2.1 lähtien asiakas voi lähettää ainoastaan tiettyjä määräaikaistarkastuksen esitietolomakkeita ilman vahvaa tunnistautumista. Jos työjonolla on aikaisemmin anonyymisti lähetettyjä oire- ja palveluarvioita, huomioi, että asiakkaalla ei ole pääsyä asioinnin sivulle esim. lukemaan viestejä tai hyväksymään ehdottamaasi asioinnin sulkemista. Tarkista asiakkaan tiedot ja ole asiakkaaseen yhteydessä tämän ilmoittamalla yhteydenottotavalla.
Lyhyesti:
- Voit viestiä asiakkaan kanssa asioinnin Viestit-osiossa.
- Muista aina lähettää asiakkaalle selkeät ohjeet, jos asiointiin tulee muutoksia tai suljet sen.
- Viestin luonnos säilyy, vaikka kävisit asioinnin muissa osioissa ennen viestin lähettämistä.
- Voit avata asiakkaan esitiedot näkyville viestiä kirjoittaessa painamalla Näytä esitiedot -painiketta.