Tehtävän siirto

Lukuaika: 5 minuuttia | Tulosta

Voit siirtää tehtävän omasta työjonosta tai ryhmän työjonosta toiselle ammattilaiselle tai toiseen työjonoon oman organisaatiosi sisällä. Ryhmän työjonossa tehtäviä voi siirtää vapaista ja varatuista tehtävistä. Tehtävän tila vaikuttaa siihen, voitko siirtää tehtävää toiselle ammattilaiselle tai työjonolle.

Tärkeää! Ennen kuin siirrät tehtävän:

• Ota ennen siirtoa yhteyttä henkilöön/yksikköön, jonka työjonolle siirrät tehtävän. Varmista, että tehtävä tulee käsitellyksi sen kiireellisyyden mukaisessa ajassa.
• Tarkista ennen siirto, onko asioinnissa avoin ajanvarausoikeus. Ajanvarausoikeus sulkeutuu, jos tehtävä siirretään toiseen työjonoon. Jos siirrät tehtävän ajanvarausoikeudesta huolimatta, kirjoita ennen siirtoa asiakkaalle viesti, jossa kerrot, kuinka hänen tulee toimia siirron jälkeen.

Siirrossa tulee huomioida seuraavat asiat:

1. Uusi työjono kuuluu saman organisaation alle kuin työjono, josta tehtävää ollaan siirtämässä.
2. Jos tehtävä on alkuperäisellä työjonolla ammattilaisen vastuulla, tulee sille määritellä siirrettäessä työjonon lisäksi myös vastuullinen.
3. Kun tehtävän siirtää toiselle työjonolle, vastuuammattilaiseksi voi valita myös nykyisen vastuuammattilaisen, kunhan kohdetyöjono on eri kuin tehtävän nykyinen työjono.
4. Vapaan tehtävän voi siirtää toiselle työjonolle ilman vastuuhenkilön määrittämistä.
5. Tehtäviä voidaan siirtää vain ammattilaisille, jotka ovat määritelty aktiiviseksi Omaolossa. Jos olet siirtämässä tehtävää ammattilaiselle, jonka käyttöoikeus on sulkeutumassa kahden viikon sisällä, saat ilmoituksen käyttöoikeuden päättymisestä. Siirto voidaan kuitenkin tehdä.
6. Siirto ei muuta tehtävän kiireellisyyttä tai tilaa.
7. Ajanvaraukset eivät poistu siirron yhteydessä.

Siirto tehdään toimintovalikosta joko työjonolla tai asioinnin sivulla.

Kun sinulle siirretään tehtävä, saat siirrosta ilmoituksen. Tehtävä siirtyy vastuullesi omalle työjonollesi. Näet ammattilaisen kirjoittaman siirron selitteen asioinnin sivulla. Lue siirron selite ja paina OK. Tehtävän siirtänyt ammattilainen saa ilmoituksen, että olet kuitannut asioinnin siirron.

1. Siirrä toiselle ammattilaiselle samassa työjonossa

Ennen siirtoa ota yhteyttä ammattilaiseen, jolle siirrät tehtävän. Varmista, että tehtävä tulee käsitellyksi kiireellisyyden mukaisessa ajassa.

Tehtävän siirto toiselle ammattilaiselle samassa työjonossa:

1. Työjonolla avaa tehtävän toimintovalikko ja valitse Siirrä toiselle ammattilaiselle. Jos olet asioinnin sivulla, paina Valikko-painiketta ja valitse Siirrä toiselle ammattilaiselle. Jos aloitit siirron työjonolta, näytölle tulee siirtovalintojen lisäksi valitun tehtävän tiedot.
2. Valitse ammattilainen hakukentästä. Voit rajata hakutuloksia kirjoittamalla hakusanan hakukenttään.
   • Jos ammattilaisten latauksessa tapahtuu virhe, sinulle näytetään virheilmoitus. Virhetilanteessa sulje ikkuna Peruuta-painikkeesta ja yritä siirtoa uudelleen.
3. Kirjoita siirron viestikenttään selite ammattilaiselle, miksi siirrät tehtävän. Paina Siirrä-painiketta. Kelluvassa ilmoituksessa näytetään vahvistus siirron onnistumisesta ja siirron tiedot.

HUOM.! Tehtäviä voi siirtää myös ryhmän työjonon Varatut-välilehden tehtävistä silloin, jos vastuuhenkilö ei voi hoitaa tehtäviä loppuun esimerkiksi äkillisen poissaolon vuoksi.

2. Siirrä toiseen työjonoon

Ennen siirtoa ota yhteyttä ammattilaiseen tai yksikköön, jonka työjonolle siirrät tehtävän. Varmista, että tehtävä tulee käsitellyksi kiireellisyyden mukaisessa ajassa.

Tehtävän siirto toiseen työjonoon:

1. Työjonolla avaa tehtävän toimintovalikko ja valitse Siirrä toiseen työjonoon. Jos olet asioinnin sivulla, paina Valikko-painiketta ja valitse Siirrä toiseen työjonoon.

2. Tarkista, onko tehtävässä avoin ajanvarausoikeus. Siirto toiseen työjonoon sulkee ajanvarausoikeuden.

• Peruuta siirto painamalla Peruuta-painiketta.

• Jatka siirtoa painamalla Jatka-painiketta. Jos aloitit siirron työjonolta, näytölle tulee siirtovalintojen lisäksi valitun tehtävän tiedot.

3. Valitse yksikkö hakukentästä. Voit rajata hakutuloksia kirjoittamalla hakusanan hakukenttään.

4. Valitse työjono pudotusvalikosta.

5. Valitse siirtotapa: ”Siirrä tehtävä toiselle ammattilaiselle” tai ”Siirrä tehtävä vapaaksi työjonolle”.

• Varatun tehtävän voi siirtää vain toiselle ammattilaiselle. Siirtotapa on valittu valmiiksi, etkä voi muuttaa valintaa.
• Vapaan tehtävän voi siirtää vapaaksi toiselle työjonolle (oletusvalinta) tai toiselle ammattilaiselle.

6. Jos siirrät tehtävän toiselle ammattilaiselle, valitse tehtävän vastaanottava ammattilainen ja kirjoita selite siirrolle

• Valitse ammattilainen hakukentästä. Voit rajata hakutuloksia kirjoittamalla hakusanan hakukenttään. Jos ammattilaisten latauksessa tapahtuu virhe, yritä hakea ammattilaista uudelleen päivittämällä työjonovalinta.
• Kirjoita siirron viestikenttään selite ammattilaiselle, miksi siirrät tehtävän.

7. Jos siirrät vapaan tehtävän toiseen työjonoon, siirtotavan oletusvalinta on ”Siirrä tehtävä vapaaksi työjonolle”.

• Siirto vapaaksi työjonolle ei ole valittavissa, jos olet valinnut kohdetyöjonoksi nykyisen työjonon.

8. Paina Siirrä-painiketta. Kelluvassa ilmoituksessa näytetään vahvistus siirron onnistumisesta ja siirron tiedot.

Lyhyesti:

• Siirrä ammattilaiselle -toiminto siirtää tehtävän toiselle ammattilaiselle samassa työjonossa.
• Siirrä toiseen työjonoon -toiminto siirtää tehtävän toiseen työjonoon saman organisaation sisällä.
• Laita aina selite siirrolle ja ota yhteyttä nimettyyn vastuuhenkilöön/yksikköön, jotta hän/yksikkö on tietoinen siirrosta ja sen syystä.
• Toiseen työjonoon siirrettäessä avoin ajanvarausoikeus sulkeutuu. Kommentoi asiakkaalle, kuinka hänen tulee toimia siirron jälkeen.
• Vastaanottaja hyväksyy siirron.