Viestintä asiakkaan kanssa
Viestiminen asiakkaan kanssa on keskeinen osa Omaolon toimintaa ja helpottaa asiakkaan ohjaamista palvelun eri vaiheissa. Jokaisesta asukkaan täyttämästä ja ammattilaiselle lähettämästä lomakkeesta syntyy asiointi, jossa on aina mukana myös Viestit-osio. Erityisen tärkeää asiakkaan kanssa viestiminen on silloin, kun asiakkaan asioinnissa tapahtuu muutoksia. Muista siis aina laittaa asiakkaalle viestiä, jos siirrät hänen asioinnin toiselle ammattilaiselle tai jos päätät asioinnin. Näissä tilanteissa on tärkeää viestiä asiakkaalle selkeästi, miten hänen tulee tilanteessa toimia ja varmistaa siten, että asiakas ei jää tilanteessa ilman selkeitä jatko-ohjeita.
Useampi ammattilainen voi lähettää asiakkaalle viestin asioinnin kautta, ja ammattilaiset näkevät toistensa viestit asioinnissa.
Asiakas voi lisätä viestin ammattilaiselle lähettämäänsä oirearvioon, palveluarvioon tai terveystarkastukseen, vaikka se ei vielä olisi ammattilaisen käsiteltävänä. Tarkista mahdolliset asiakkaan lähettämät viestit asioinnin Viestit-osiosta. Jos otat tehtävän itsellesi, saat jatkossa ilmoituksen asiakkaan lähettämistä viesteistä.
Sekä ammattilainen että asiakas voivat lisätä viestin liitteeksi kuvia ja pdf-tiedostoja. Huomioitavaa liitteissä
- voi lisätä viestiin enintään viisi liitettä
- yhden liitetiedoston enimmäiskoko on 20 megatavua. Pdf-liitteessä saa olla enintään 500 sivua.
- sallittuja tiedostomuotoja ovat jpeg, png ja pdf.
Voit viestiä asiakkaan kanssa helposti:
- Valitse asioinnin Viestit-osio.
- Kirjoita viesti tekstikenttään.
- Jos haluat lisätä liitteen, napsauta plusmerkkiä. Jos liitteen lisäys ei onnistu, näet virheilmoituksen.
- Tarkista, että lisäsit oikeat liitteet. Voit poistaa väärän liitteen rastista ennen viestin lähetystä.
- Jos haluat lisätä liitteen, napsauta plusmerkkiä. Jos liitteen lisäys ei onnistu, näet virheilmoituksen.
- Paina Lähetä-painiketta. Viestin alla näkyy lähettäjän nimi, lähetysajankohta ja viestin tila (Lähetetty tai Nähty). Liitteet ovat viestin mukana.
Asiakkaan ja ammattilaisen lähettämät viestit näkyvät allekkain samassa viestiketjussa, uusin viesti alimpana. Omat viestisi ovat sinisiä ja muiden viestit harmaita. Viestin alle tulee kuittaus, kun asiakas on nähnyt sen. Myös asiakas saa viestiinsä kuittauksen, kun ammattilainen on nähnyt sen. Jos useampi ammattilainen on lähettänyt viestin asioinnin kautta, näet myös niiden tilan.
- Kun viesti on lähetetty, mutta asiakas ei ole vielä nähnyt sitä, viestin alla näkyy harmaa merkki ja teksti Lähetetty.
- Kun asiakas on nähnyt viestin, viestin alla näkyy sininen kaksoismerkki ja teksti Nähty.
Jos asiakas on lähettänyt liitteitä, ne ovat viestin mukana. Huom.! Kun kirjaat asioinnin ja kopioit asioinnin tekstiksi (valinta: koko asioin), asiointitekstin mukana kopioidaan liitetiedostojen nimet. Tallenna liitteet asiakas- tai potilastietojärjestelmään yksikkösi ohjeiden mukaisesti.
- Kuvan tallentaminen: Avaa kuva napsauttamalla. Sen jälkeen napsauta kuvaa hiiren kaksoispainikkeella ja valitse Tallenna kuva nimellä.
- Pdf-tiedoston tallentaminen tai tulostaminen: Napsauta liitettä ja valitse toiminnoista tiedoston tallennus tai tulostus.
Kun kirjoitat uutta viestiä, viestin luonnos säilyy, vaikka kävisit asioinnin muissa osioissa ennen viestin lähettämistä. Viestin luonnos kuitenkin häviää, jos poistut asioinnin sivulta.
Ennen poistumista asioinnin sivulta, Omaolo kysyy sinulta varmistuksen, haluatko poistua lähettämättä viestiä, tai huomauttaa tallentamattomasta viestistä. Viestin luonnos häviää ilman varmistusta, jos lataat sivun uudelleen tai poistut Omaolosta ilman uloskirjautumista. Jos olet päättämässä asiointia, jossa on lähettämätön viesti, näet varoituksen lähettämättömästä viestistä. Viestin luonnos häviää, jos päätät asioinnin ennen kuin lähetät viestin.
Jos asiakas on lisännyt viestiin URL-linkkejä, niitä ei saa missään tilanteessa painaa. Ilmoita linkeistä välittömästi oman alueesi Omaolo-pääkäyttäjälle. Pääkäyttäjän on ilmoitettava niistä DigiFinlandille tukipalveluihin.
Kun kirjoitat asiakkaalle viestiä sellaisen asioinnin sivulla, johon liittyy asiakkaan täyttämä lomake, voit avata näytölle samanaikaisesti asiakkaan lomakevastaukset tai Muun yhteydenoton. Napsauta Näytä lomakevastaukset tai Näytä Muu yhteydenotto tekstikentän alapuolella. Vastaukset tai Muu yhteydenotto näytetään selainikkunan oikeassa reunassa.
Jos asiointiin liittyy useampi vastattu lomake, paina Näytä lomakevastaukset -painiketta ja valitse haluamasi lomake avautuvasta valikosta.
Kun asiakas vastaa viestiisi Omaolossa, saat tästä ilmoituksen ja lisäksi työjonolle ilmestyy sininen kuvake sen asioinnin riville, jossa on uutta sisältöä. Sininen kuvake näkyy myös asioinnin välilehtivalikossa Viestit-välilehden kohdalla, kun asiakas on lähettänyt sinulle viestin Omaolossa.
Asiakkaan täytyy sallia Omaolon sähköposti- ja tekstiviesti-ilmoitukset saadakseen herätteen Omaoloon saapuneesta viestistä sähköpostitse tai tekstiviestillä.
Huom.! Versiosta 3.2.1 lähtien asiakas voi lähettää ainoastaan tiettyjä määräaikaistarkastuksen esitietolomakkeita ilman vahvaa tunnistautumista. Jos työjonolla on aikaisemmin anonyymisti lähetettyjä oire- ja palveluarvioita, huomioi, että asiakkaalla ei ole pääsyä asioinnin sivulle esim. lukemaan viestejä tai hyväksymään ehdottamaasi asioinnin päättämistä. Tarkista asiakkaan tiedot ja ole asiakkaaseen yhteydessä tämän ilmoittamalla yhteydenottotavalla.
Viestin poistaminen
Voit poistaa lähettämäsi viestin niin kauan kuin asiakas ei ole nähnyt sitä. Voit tehdä tämän napsauttamalla viestin alla olevaa Poista viesti -tekstiä. Poistetusta viestistä jää merkintä viestiketjuun. Myös asiakas voi poistaa itse lähettämänsä viestin, jota ei ole vielä nähty.
Lyhyesti:
- Voit viestiä asiakkaan kanssa asioinnin Viestit-osiossa.
- Muista aina lähettää asiakkaalle selkeät ohjeet, jos asiointiin tulee muutoksia tai olet päättämässä asiointia.
- Viestin luonnos säilyy, vaikka kävisit asioinnin muissa osioissa ennen viestin lähettämistä.
- Voit avata asiakkaan lomakevastaukset tai Muun yhteydenoton napsauttamalla Näytä lomakevastaukset tai Näytä Muu yhteydenotto
- Voit poistaa lähettämäsi viestin niin kauan kuin asiakas ei ole nähnyt sitä. Myös asiakas voi poistaa itse lähettämänsä viestin, jota ei ole vielä nähty.