Omaolo-palvelun käyttöönoton keskeinen periaate on, että hyödyt saavutetaan toimintaa muuttamalla, ei pelkästään uuden digitaalisen palvelun käyttöönotolla. Kaikki lähtee siis oman organisaation toiminnan kriittisestä tarkastelusta ja tarvittaessa toimintamallien ja prosessien kehittämisestä. Niin tutkimustieto kuin Valtiovarainministeriön digiperiaatteet (https://vm.fi/digitalisoinnin-periaatteet) tukevat tätä lähestymistapaa.
Kansainvälisissä tutkimuksissa on tunnistettu hyviä käytäntöjä, jotka liittyvät sähköisten palvelujen käyttöönoton onnistumiseen:
- Viestintä: mitä enemmän ammattilaiset saavat tietoa uudesta palvelusta, sitä enemmän he kannattavat palvelua. Erityisen tärkeää on tiedottaa uuden palvelun tavoitteista ja hyödyistä.
- Johdon osoittama tuki ja resurssit: sähköisten palvelujen käyttöönotto ei voi tapahtua täysin oman työn ohella, vaan tarvitaan erillinen käyttöönottoprojekti ja työryhmä, joka vastaa käyttöönotosta. Tärkeää on antaa työryhmän ulkopuolisillekin ammattilaisille mahdollisuus osallistua uuden palvelun käyttöönottoon jo suunnitteluvaiheessa.
- Palaute: palautetta kannattaa kerätä matkan varrella ja henkilökunnan pelkoihin ja huolen aiheisiin vastata ennakoivasti.
- Koulutus: ammattilaiset tarvitsevat koulutusta ja tukea uuden palvelun käyttöönotossa ja arjen käytössä. Ammattilaiset ovat usein kiireisiä arjen työssään, joten käyttöönoton ajankohta tulisi suunnitella huolella. Eniten ammattilaiset ovat toivoneet tukea oikeassa työympäristössä, luokkahuonekoulutukset eivät toimi yhtä hyvin.
- Erikseen koulutetut edelläkävijät: digiagentit ovat tutkitusti toimineet erittäin hyvin ammattilaisten innostajina ja tukihenkilöinä
- Pilotointi: hyväksi havaittu malli on pilotoida ensin pienimuotoisesti ja seurata mittarien avulla, mitkä ovat uuden työvälineen vaikutukset toimintaan ja kuinka hyvin päästään organisaation laajuiseen käyttöön.
Suosittelemme, että Omaolo-palvelun käyttöön ottava organisaatio aloittaa tekemällä organisaatiolle digistrategian, mikäli sitä ei ole vielä tehty. Osana strategiaa määritellään mitattavat ja aikataulutetut hyötytavoitteet. Hyöty tulee määritellä asiakkaan, laadun, henkilöstön ja talouden termein. Pelkkä tekninen käyttöönotto ei ole varsinainen hyöty. Keskeistä on mm. hahmottaa, mikä on Omaolo-palvelun rooli osana asukkaan palvelukokonaisuutta ja mitä hyötyjä haetaan erityisesti asukkaan näkökulmasta.
Omaolo-palvelun osalta hyötyjä on suunniteltu saavutettavan ainakin seuraavilla alueilla:
- terveys- ja hyvinvointihyöty
- tuottavuuden paraneminen
- asiakastyytyväisyys ja henkilöstön työn sujuvuus
Hyötytavoitteet kannattaa asettaa mieluummin vähän liiankin haastaviksi, samalla varmistaen ns. ”pikavoitot” (välitavoitteet), jotka motivoivat jatkamaan kehitystyötä. Sähköisten palvelujen käyttöönotto edellyttää aina jonkinasteista toimintatapojen ja prosessien vakioimista, mutta todelliset hyödyt harvoin realisoituvat ”itsestään”. Tarvitaan siis jatkuvaa prosessin tarkastelua ja tarvittaessa suunnan muutosta, jos jokin suunniteltu uusi toimintatapa ei toimikaan odotetusti.