Omaolon käyttöönoton vaiheet

Omaolon käyttöönotto alkaa organisaation toiveesta ja valmiudesta ottaa Omaolon palvelut käyttöön. Käyttöönottoa edeltävästi organisaation tulee pohtia palveluiden roolia ja tavoitteita alueellisesti. Kun päätös on tehty, organisaatio voi aloittaa käyttöönottoprosessin DigiFinland Oy:n käyttöönottokonseptin mukaisesti.

Käyttöönotto jakautuu viiteen vaiheeseen:

1. Neuvottelut

Käyttöönotto aloitetaan alkuneuvotteluilla. Neuvottelutapaamisissa käydään läpi Omaolon kustannusarvio ja yhteistyösopimuksen sisältö. Lisäksi painotetaan alueellisen resursoinnin merkitystä, johdon sitoutumista palveluiden käyttöönottoon ja kehittämiseen sekä palveluiden alueellisen hallinnan ja organisoitumisen tärkeyttä. Tapaamisia voidaan järjestää useampia alueen tarpeiden mukaan.
Käyttöönoton perustana on yhteinen, konkreettinen näkymä siitä, miten Omaolo tukee toiminnallista muutosta alueella. Alueellisen palvelukokonaisuuden tulee olla asukkaan näkökulmasta ehjä ja sujuva.

2. Aloitus

Käyttöönoton aloituksessa järjestetään tapaaminen, jossa varsinainen käyttöönotto voi alkaa. Tämän tapaamisen keskeisin tavoite on kuvata organisaation nykytila ja määritellä sen pohjalta valmennusten tarve. Lisäksi tapaamisessa kerrataan alkuneuvotteluiden tärkeimmät sisällöt ja sitoutetaan organisaation johto käyttöönottoon

Aloitustapaaminen sisältää:

• Alueen nykytilan kartoittaminen
• Valmennustarpeiden määrittely
• Vision kertaaminen ja kirkastaminen
• Tavoitteiden määrittely
• Johdon sitouttamisen kertaus
• Käyttöönotosta vastaavien nimeäminen eli alueellinen hallintamalli (organisaatio vastaa)
• Käyttöönottoprosessin etenemisen suunnittelu ja aikataulutus

3. Valmennukset

Valmennukset sisältävät useita työpajoja. Tyypillisesti työpajoja järjestetään kolme, mutta kokonaisuus rakennetaan käyttöönottavan organisaation tarpeiden mukaan. Tavoitteena on suunnitella jokaiselle käyttöönottavalle organisaatiolle yksilöllinen valmennuspaketti, joka sisältää riittävästi muutosvalmennusta ja käytön tuen koulutusta.

Valmennusten tavoitteena on luoda käyttöönottavalle organisaatiolle selkeä ymmärrys Omaolosta ja sen mahdollisuuksista alueellisen muutoksen tukena. Omaolo ei ole ”hyllytavaraa”, vaan jokainen käyttöönottava organisaatio laatii yksilöllisen suunnitelman Omaolon käytöstä ja mahdollisuuksista alueella. Suunnitelman keskeisimpiä lähtökohtia ovat potilasturvallisuus ja asukkaan selkeä palvelupolku.

Projektisuunnitelmaan tulee sisällyttää myös Omaolon palvelukokonaisuuksien laajentaminen; mitkä palvelut otetaan käyttöön ensivaiheessa ja millä aikataululla muita palveluita tuodaan asukkaiden saataville? Haluaako organisaatio ottaa käyttöön Omaoloon integroitavia palveluita, kuten ajanvarausintegraation? Miten palveluiden laajentaminen ja integraatiot resursoidaan ja aikataulutetaan? Integraatioista tehdään aina erillinen käyttöönottoprojekti tuotantoon siirtymisen jälkeen, mutta jo valmennusvaiheessa on hyvä suunnitella tulevaa ja miettiä Omaolon tarjoamia mahdollisuuksia pitkällä aikavälillä. Esimerkiksi ajanvarausintegraation keskimääräinen läpimenoaika on noin kolme kuukautta käyttöönottoprojektin aloittamisesta.

Paikalliset palveluohjaukset Omaolossa

Omaolo.fi-palvelut antavat asukkaalle toimintasuosituksia, jotka voidaan jakaa itsehoitoon, ammattilaisen kiireettömään tai kiireelliseen yhteydenottoon. Toimintasuositus on aina kansallisesti yhtenäinen, mutta se, miten prosessi siitä eteenpäin jatkuu, on jokaisen alueen itse suunniteltavissa.

Paikallisen palveluohjauksen rakentamisella tarkoitetaan sitä, miten kyseisen alueen osalta ohjataan asukasta kansallisesti yhteisten toimintasuositusten pohjalta. Esimerkiksi jos kansallisena toimintasuosituksena on hakeutua vuorokauden kuluessa ammattilaisen vastaanotolle, niin paikalliset palveluohjaukset määrittelevät, mihin heidät ohjataan eri viikonpäivinä ja kellonaikoina. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaiselle Omaolo-palvelusta saatavalle toimintasuositukselle määritetään paikallinen toteutustapa eli paikallinen palveluohjaus.

Palveluohjaus rakentuu toiminnallisen muutoksen valmennuksen myötä kuvattujen uudistettujen asiakasprosessien päälle. Tavoitteena on, että asukas ohjautuu mahdollisimman sujuvasti oikean avun tai tuen piiriin, esim. oirearvion toimintasuosituksen perusteella pystyy varaamaan ajan suoraan Omaolo-palvelussa.

Paikallisten ohjausten miettiminen vaatii työtä mutta samalla se tukee toiminnallisen muutoksen prosessia erinomaisesti. Viimeistään siinä vaiheessa prosessiin tulevat luontaisesti mukaan kaikki ne tahot, joita käyttöönoton onnistumiseksi tarvitaan. Parhaimmillaan paikallisten ohjausten miettiminen johtaa myös uudenlaiseen moniammatilliseen yhteistyöhön. Hyvin tehdyt paikalliset ohjaukset auttavat myös ammattilaisia, jotka voivat Omaolo-palvelun avulla ohjata asiakkaita ilman, että lääkärin esimerkiksi täytyy tuntea sosiaalipalveluja yksityiskohtaisesti. Jokainen organisaatio saa määritellä itse paikalliset ohjaukset, mutta muilta alueilta on saatavissa paljon hyviä käytäntöjä ja valmista materiaalia malliksi.

Omaolon käyttöönottava organisaatio vastaa aina omista paikallisista palveluohjauksistaan ja tästä syystä Omaolon käyttöönotto edellyttää, että alueella on koko palvelun elinkaaren ajan koulutettu pääkäyttäjä, jolla on riittävästi tehtävään varattua työaikaa. Palveluohjausten tulee noudattaa kansallisia hoitosuosituksia ja lääkinnällisen laitteen käyttötarkoitusta.

Palveluohjauksista järjestetään erillinen palveluohjaustyöpaja, johon vähintään nimettyjen pääkäyttäjien tulee osallistua. Palveluohjaustyöpajassa organisaatio rakentaa ensimmäiset paikalliset palveluohjaukset valitsemaansa oirearvioon DigiFinland Oy:n asiantuntijoiden tuella.

Valmennusten ohella organisaation pääkäyttäjät opiskelevat pääkäyttäjille tarkoitettua verkkokoulutusta. Tämä verkkokoulutus on pakollinen kaikille pääkäyttäjän tehtävässä toimiville henkilöille. Verkkokoulutuksessa pääkäyttäjät saavat tarvittavat tiedot ja ohjeet Omaolosta lääkinnällisenä laitteena, käytettävistä työkaluista, prosesseista ja käytön tuen palveluista.

Ammattilaisten koulutus

Valmennusvaiheessa organisaation tulee suunnitella myös Omaoloa työssään käyttävien ammattilaisten koulutus. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ovat avainasemassa palvelun jalkauttamisessa ja asukkaiden ohjaamisessa. On tärkeää siis valmentaa heistä Omaolon puolestapuhujia! DigiFinland Oy tarjoaa ammattilaisten kouluttamiseen valmiin konseptin, joka sisältää ammattilaisille suunnatun verkkokoulutuksen sekä valmiit esityspohjat, jotka käyttöönottava organisaatio voi täydentää. Organisaatio vastaa aina itse ammattilaisten kouluttamisesta siten, että he osaavat käyttää lääkinnällistä laitetta turvallisesti ja oikein. Ammattilaisille tulee varata tähän perehdytykseen riittävästi työaikaa. Heidän valmentamisensa ja kouluttamisensa kannattaakin siis aloittaa hyvissä ajoin ennen tuotantoon siirtymistä.

Viestintä osana käyttöönottoa

Digitalisaatiossa vaikutukset ulottuvat sekä henkilöstöön että asiakkaisiin ja tarvitaan niin sisäistä kuin ulkoista muutosviestintää. Käyttöönottovaiheessa viestinnän pääpainopiste on sisäisessä viestinnässä. On tärkeä varmistaa, että kaikki asiaan liittyvät tahot ovat tietoisia siitä, mitä ollaan tekemässä, mitä tavoitellaan ja miksi, ja miten tuleva muutos vaikuttaa kaikkien arkeen. Prosessien muutos pitää tosiasiassa viedä käytäntöön kaikissa työyhteisöissä erikseen. Hyvät käytännöt eivät itsestään leviä edes saman organisaation sisällä. Tätä muutosta helpottaa, jos kaikki ovat alusta lähtien tietoisia tulevista muutoksista.

Käyttöönoton aikana tehdään alueellisen lanseerauksen ja tuotantovaiheen viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu myös ulkoisille kohderyhmille. DigiFinland tarjoaa yhteisiä kansallisia viestintämateriaaleja sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Lisäksi ulkoisen viestinnän toimenpiteitä koordinoidaan kansallisesti, jotta viestit ovat yhteneväisiä ja toimenpiteillä saavutetaan tavoitteet tehokkaasti.

Valmennusvaihe sisältää:

• Työpajat 1-4
• Palveluohjauksiin liittyvät tukiklinikat
• Pääkäyttäjäkoulutus
• Ammattilaisten kouluttaminen alueellisesti (organisaatio vastaa)
• Sisäisen ja ulkoisen viestinnän suunnittelu ja toteutus (organisaatio vastaa)

4. Tuotanto

Ennen tuotantoon siirtymistä organisaation tulee tehdä omat paikalliset palveluohjaukset. Käyttöönoton voi aloittaa palvelu kerrallaan tai jopa oirearvio kerrallaan. Kaikkia Omaolon palveluita ei kannata ottaa käyttöön samalla kerralla, vaan suunnitellusti ja palautteen perusteella kehittäen.

Organisaation palveluohjaukset viedään aina ensin testiympäristöön, jossa pääkäyttäjät tarkistavat ne ja varmistavat, että suunnitellut ohjaukset tukevat alueellista prosessia ja toiminnallista muutosta. Tässä vaiheessa ohjauksia voidaan vielä muuttaa ja päivittää, jos huomataan, että palvelupolku ei ole asukkaan ja/tai ammattilaisen näkökulmasta tarkoituksenmukainen. Ennen testiympäristöön siirtymistä varmistetaan käyttöönoton ja käytön tuen asiantuntijoiden kanssa, että paikalliset palveluohjaukset täyttävät lääkinnällisen laitteen vaatimukset.

Ennen varsinaista H-hetkeä käydään läpi organisaation kanssa tuotantoon siirtymisen muistilista ja tarkistetaan, että kaikki käyttöönoton vaiheet on käyty läpi, sopimukset on allekirjoitettu, alueellinen hallintamalli on toimiva ja voidaan antaa lupa siirtyä tuotantoon. Pääkäyttäjä tekee tuotantoon siirtymisestä pyynnön käytön tuen asiantuntijoille. Lisäksi sovitaan käyttöönoton seuranta- ja päätöstapaamiset.

Tuotantoon siirtymisen vaihe sisältää:

• Paikallisten palveluohjausten rakentaminen (organisaatio vastaa)
• Ammattilaisten motivointi, valmennus ja koulutus (organisaatio vastaa)
• Tuotantoon siirtymisen suunnittelu ja aikataulutus
• Alueellinen viestintä
• Sopimusten tarkistus
• Hallintamallin tarkistus
• Käyttöönoton seuranta- ja päätöstapaamisista sopiminen
• Tuotannon mittarien valitseminen ja seuranta

Tuotantoon siirtymisen jälkeen organisaation tukena ovat DigiFinland Oy:n käytön tuen asiantuntijat. Käytön tuen asiantuntijat palvelevat organisaation vastuuhenkilöitä arkisin klo 8 – 16.

Omaolon käytön tuki sisältää:

• Pääkäyttäjien neuvonta ja ohjaus
• Paikallisten palveluohjausten päivittäminen
• Ammattilaisten käyttövaltuuksien päivittäminen
• Tarvittavat pääkäyttäjien kertaus- ja jatkokoulutukset
• Analytiikan tuki
• Tuotannon tuki vika- ja häiriötilanteissa

5. Kansallinen kehittäminen ja yhteistyö

Tuotantoon siirtymisen jälkeen organisaatiot osallistuvat Omaolon kehittämiseen. Omaolon avainhenkilöille järjestetään säännöllisiä tapaamisia, joissa alueet voivat tuoda omia kehitysideoitaan ja toiveitaan tiedoksi sekä saavat ajankohtaista tietoa suunnitelluista muutoksista ja uudistuksista. Omaoloa kehitetään yhteiskehittämisen periaattein ja jokaisella käyttöönottavalla organisaatiolla on mahdollisuus olla mukana vaikuttamassa, mihin suuntaan palvelua kehitetään kansallisesti. Organisaation nimeämät henkilöt ovat aktiivisesti mukana uusien versioiden hyväksymistestauksessa ja käyvät avointa vuoropuhelua DigiFinland Oy:n asiantuntijoiden kanssa.

Kansallinen kehittäminen ja yhteistyö sisältää:

• Säännölliset tapaamisen DigiFinland Oy:n asiantuntijoiden ja toimittajien kanssa
• Hyväksymistestauksiin osallistuminen
• Yhteiskehittäminen
• Erilaiset koulutukset ja verkostotapaamiset

Organisaation tulee siis huolehtia, että Omaolon vastuuhenkilöille on varattu riittävästi työaikaa koko palveluiden elinkaaren ajan. Tämän myötä alueelliset palvelut voivat kehittyä orgaanisesti ympäristön ja yhteiskunnan muuttuessa; paikallisia palveluohjauksia päivitetään ja Omaoloon luodaan uusia, alueiden tarpeisiin vastaavia sisältöjä. Omaolo ei ole vain sähköinen palvelu, se on muuttuva ja elävä ekosysteemi.

Tervetuloa Omaoloon!