Omaolon käyttöönotto alkaa organisaation toiveesta ja valmiudesta ottaa Omaolon palvelun/palvelut käyttöön. Käyttöönottoa edeltävästi organisaation tulee pohtia palveluiden roolia ja tavoitteita alueellisesti.
Käyttöönotto jakautuu viiteen vaiheeseen:
1. Neuvottelut
Käyttöönotto aloitetaan alkuneuvotteluilla. Neuvottelutapaamisissa käydään läpi Omaolon kustannusarvio ja yhteistyösopimuksen sisältö.
Käyttöönoton perustana on yhteinen, konkreettinen näkymä siitä, miten Omaolo tukee toiminnallista muutosta alueella. Alueellisen palvelukokonaisuuden tulee olla asukkaan näkökulmasta ehjä ja sujuva.
2. Aloitus
Käyttöönoton aloituksessa järjestetään tapaaminen, jossa varsinainen käyttöönotto voi alkaa. Tämän tapaamisen keskeisin tavoite on kuvata organisaation nykytila ja määritellä sen pohjalta käyttöönoton tuen tarve. Lisäksi tapaamisessa kerrataan alkuneuvotteluiden tärkeimmät sisällöt ja sitoutetaan organisaation johto käyttöönottoon.
3. Valmennukset
Valmennukset sisältävät useita työpajoja. Tyypillisesti työpajoja järjestetään kolme, mutta kokonaisuus rakennetaan käyttöönottavan organisaation tarpeiden mukaan käyttöönoton paketteja noudatellen. Tavoitteena on valita jokaiselle käyttöönottavalle organisaatiolle valmennuspaketti, joka sisältää riittävästi muutosvalmennusta ja käytön tuen koulutusta.
Valmennusten tavoitteena on luoda käyttöönottavalle organisaatiolle selkeä ymmärrys Omaolosta ja sen mahdollisuuksista alueellisen muutoksen tukena. Jokainen käyttöönottava organisaatio laatii yksilöllisen suunnitelman Omaolon käytöstä ja mahdollisuuksista alueella. Suunnitelman keskeisimpiä lähtökohtia ovat potilasturvallisuus ja asukkaan selkeä palvelupolku. Projektisuunnitelmaan tulee sisällyttää myös Omaolon palvelukokonaisuuksien laajentaminen.
Paikalliset palveluohjaukset Omaolossa
Omaolo.fi-palvelut antavat asukkaalle toimintasuosituksia, jotka voidaan jakaa itsehoitoon, ammattilaisen kiireettömään tai kiireelliseen yhteydenottoon. Toimintasuositus on aina kansallisesti yhtenäinen, mutta se, miten prosessi siitä eteenpäin jatkuu, on jokaisen alueen itse suunniteltavissa.
Paikallisen palveluohjauksen rakentamisella tarkoitetaan sitä, miten kyseisen alueen osalta ohjataan asukasta kansallisesti yhteisten toimintasuositusten pohjalta. Esimerkiksi jos kansallisena toimintasuosituksena on hakeutua vuorokauden kuluessa ammattilaisen vastaanotolle, niin paikalliset palveluohjaukset määrittelevät, mihin heidät ohjataan eri viikonpäivinä ja kellonaikoina. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaiselle Omaolo-palvelusta saatavalle toimintasuositukselle määritetään paikallinen toteutustapa eli paikallinen palveluohjaus.
Palveluohjaus rakentuu toiminnallisen muutoksen valmennuksen myötä kuvattujen uudistettujen asiakasprosessien päälle. Tavoitteena on, että asukas ohjautuu mahdollisimman sujuvasti oikean avun tai tuen piiriin, esim. oirearvion toimintasuosituksen perusteella pystyy varaamaan ajan suoraan Omaolo-palvelussa.
Omaolon käyttöönottava organisaatio vastaa aina omista paikallisista palveluohjauksistaan ja tästä syystä Omaolon käyttöönotto edellyttää, että alueella on koko palvelun elinkaaren ajan koulutettu pääkäyttäjä, jolla on riittävästi tehtävään varattua työaikaa. Palveluohjausten tulee noudattaa kansallisia hoitosuosituksia ja lääkinnällisen laitteen käyttötarkoitusta.
Valmennusten ohella organisaation pääkäyttäjät opiskelevat pääkäyttäjille tarkoitettua verkkokoulutusta. Tämä verkkokoulutus on pakollinen kaikille pääkäyttäjän tehtävässä toimiville henkilöille.
Ammattilaisten koulutus
Valmennusvaiheessa organisaation tulee suunnitella myös Omaoloa työssään käyttävien ammattilaisten koulutus. Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset ovat avainasemassa palvelun jalkauttamisessa ja asukkaiden ohjaamisessa. On tärkeää siis valmentaa heistä Omaolon puolestapuhujia. DigiFinland Oy tarjoaa ammattilaisten kouluttamiseen valmiin konseptin, joka sisältää ammattilaisille suunnatun verkkokoulutuksen sekä valmiit esityspohjat, jotka käyttöönottava organisaatio voi täydentää. Organisaatio vastaa aina itse ammattilaisten kouluttamisesta.
Viestintä osana käyttöönottoa
Digitalisaatiossa vaikutukset ulottuvat sekä henkilöstöön että asiakkaisiin ja tarvitaan niin sisäistä kuin ulkoista muutosviestintää. Käyttöönottovaiheessa viestinnän pääpainopiste on sisäisessä viestinnässä. On tärkeä varmistaa, että kaikki asiaan liittyvät tahot ovat tietoisia siitä, mitä ollaan tekemässä, mitä tavoitellaan ja miksi, ja miten tuleva muutos vaikuttaa kaikkien arkeen. Prosessien muutos pitää tosiasiassa viedä käytäntöön kaikissa työyhteisöissä erikseen. Hyvät käytännöt eivät itsestään leviä edes saman organisaation sisällä.
Käyttöönoton aikana tehdään alueellisen lanseerauksen ja tuotantovaiheen viestinnän ja markkinoinnin suunnittelu myös ulkoisille kohderyhmille. DigiFinland tarjoaa yhteisiä kansallisia viestintämateriaaleja sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Lisäksi ulkoisen viestinnän toimenpiteitä koordinoidaan kansallisesti, jotta viestit ovat yhteneväisiä ja toimenpiteillä saavutetaan tavoitteet tehokkaasti.
4. Tuotanto
Ennen tuotantoon siirtymistä organisaation tulee tehdä omat paikalliset palveluohjaukset. Käyttöönoton voi aloittaa palvelu kerrallaan tai jopa oirearvio kerrallaan.
Organisaation palveluohjaukset viedään aina ensin testiympäristöön, jossa pääkäyttäjät tarkistavat ne ja varmistavat, että suunnitellut ohjaukset tukevat alueellista prosessia ja toiminnallista muutosta. Tässä vaiheessa ohjauksia voidaan vielä muuttaa ja päivittää, jos huomataan, että palvelupolku ei ole asukkaan ja/tai ammattilaisen näkökulmasta tarkoituksenmukainen. Ennen testiympäristöön siirtymistä varmistetaan käyttöönoton ja käytön tuen asiantuntijoiden kanssa, että paikalliset palveluohjaukset täyttävät lääkinnällisen laitteen vaatimukset.
Pääkäyttäjä tekee tuotantoon siirtymisestä pyynnön käytön tuen asiantuntijoille. Lisäksi sovitaan käyttöönoton seuranta- ja päätöstapaamiset.
5. Kansallinen kehittäminen ja yhteistyö
Tuotantoon siirtymisen jälkeen organisaatiot osallistuvat Omaolon kehittämiseen. Omaolon avainhenkilöille järjestetään säännöllisiä tapaamisia, joissa alueet voivat tuoda omia kehitysideoitaan ja toiveitaan tiedoksi sekä saavat ajankohtaista tietoa suunnitelluista muutoksista ja uudistuksista. Organisaation nimeämät henkilöt ovat aktiivisesti mukana uusien versioiden hyväksymistestauksessa ja käyvät avointa vuoropuhelua DigiFinland Oy:n asiantuntijoiden kanssa.
Organisaation tulee siis huolehtia, että Omaolon vastuuhenkilöille on varattu riittävästi työaikaa koko palveluiden elinkaaren ajan. Tämän myötä alueelliset palvelut voivat kehittyä orgaanisesti ympäristön ja yhteiskunnan muuttuessa; paikallisia palveluohjauksia päivitetään ja Omaoloon luodaan uusia, alueiden tarpeisiin vastaavia sisältöjä. Omaolo ei ole vain sähköinen palvelu, se on muuttuva ja elävä ekosysteemi.
Tervetuloa Omaoloon!