Omaolo-palvelun käyttöönoton keskeinen periaate on, että hyödyt saavutetaan toimintaa muuttamalla, ei pelkästään uuden digitaalisen palvelun käyttöönotolla. Kaikki lähtee siis palvelua käyttävän organisaation toiminnan kriittisestä tarkastelusta ja tarvittaessa toimintamallien ja prosessien kehittämisestä. Niin tutkimustieto kuin Valtiovarainministeriön digiperiaatteet (https://vm.fi/digitalisoinnin-periaatteet) tukevat tätä lähestymistapaa.
Hyviä käytäntöjä, jotka liittyvät sähköisten palvelujen käyttöönoton onnistumiseen:
- Viestintä: Ammattilaisille on erityisen tärkeää on tiedottaa uuden palvelun tavoitteista ja hyödyistä.
- Johdon osoittama tuki ja resurssit: sähköisten palvelujen käyttöönotto ei voi tapahtua täysin oman työn ohella, vaan tarvitaan erillinen käyttöönottoprojekti ja työryhmä, joka vastaa käyttöönotosta. Tärkeää on antaa työryhmän ulkopuolisillekin ammattilaisille mahdollisuus osallistua uuden palvelun käyttöönottoon jo suunnitteluvaiheessa.
- Palaute: palautetta kannattaa kerätä matkan varrella ja henkilökunnan pelkoihin ja huolen aiheisiin vastata ennakoivasti.
- Koulutus: ammattilaiset tarvitsevat koulutusta ja tukea uuden palvelun käyttöönotossa ja arjen käytössä. Ammattilaiset ovat usein kiireisiä arjen työssään, joten käyttöönoton ajankohta tulisi suunnitella huolella. Eniten ammattilaiset ovat toivoneet tukea oikeassa työympäristössä, luokkahuonekoulutukset eivät toimi yhtä hyvin.
- Erikseen koulutetut edelläkävijät: digiagentit ovat tutkitusti toimineet erittäin hyvin ammattilaisten innostajina ja tukihenkilöinä
- Pilotointi: hyväksi havaittu malli on pilotoida ensin pienimuotoisesti ja seurata mittarien avulla, mitkä ovat uuden työvälineen vaikutukset toimintaan ja kuinka hyvin päästään organisaation laajuiseen käyttöön.
Suosittelemme, että Omaolo-palvelun käyttöön ottava organisaatio aloittaa palvelun käyttöönoton hyötytavoitteiden ja mittareiden asetannalla. Tavoitteet ja mittarit tulee määritellä asiakkaan, laadun, henkilöstön ja talouden termein. Pelkkä tekninen käyttöönotto ei ole varsinainen hyötytavoite. Keskeistä on mm. hahmottaa, mikä on Omaolo-palvelun rooli osana asukkaan palvelukokonaisuutta ja mitä hyötyjä haetaan erityisesti asukkaan näkökulmasta.
Omaolo-palvelun osalta hyötyjä saavutetaan ainakin seuraavilla alueilla:
- tuottavuuden paraneminen ammattilaisen työajan säästymisen kautta
- asiakastyytyväisyys ja henkilöstön työn sujuvuus
- Päijät-Hämeen hyvinvointialueella tehdyn Aalto-EE:n tutkimus osoittaa, että valituilla diagnoosiryhmillä, hyvinvointialueen mahdolliset säästöt hyödyntämällä Omaoloa ovat 13,0 M€ eli 9,7 % kustannuksista.
Hyötytavoitteet kannattaa asettaa mieluummin vähän liiankin haastaviksi, samalla varmistaen välitavoitteet, jotka motivoivat jatkamaan kehitystyötä. Sähköisten palvelujen käyttöönotto edellyttää aina jonkinasteista toimintatapojen ja prosessien vakioimista, mutta todelliset hyödyt eivät realisoidu ”itsestään”. Tarvitaan siis jatkuvaa prosessin tarkastelua ja tarvittaessa suunnan muutosta, jos jokin suunniteltu uusi toimintatapa ei toimikaan odotetusti.