Vanhojen sähköisten potilastietojen arkistoinnin nykytilaa kartoitettiin kyselyllä

Toteutimme vanhojen sähköisten potilastietojen arkistointiin liittyvän kartoituksen, jonka tarkoituksena oli selvittää nykyisten ja entisten sote-organisaatioiden käytöstä poistuneet ja muuten arkistointia odottavat asiakas- ja potilastietojärjestelmät. Kartoituksessa selvitettiin myös kyseisten sote-järjestelmien sisältämien sähköisten tietojen määrä, joita ei vielä ole arkistoitu Kelan Kanta-arkistoon.

Vastauksia kyselyyn saatiin lähes 70 organisaatiosta. Vastaajien joukossa oli sairaanhoitopiirien, sote-kuntayhtymien, kuntien ja in-houseyhtiön edustajia. Enemmistö vastaajista olivat eri organisaatioiden tietohallinnosta, mutta myös arkistointi, asiakirjahallinto ja johto olivat hyvin edustettuna.

Kyselyn vastauksista käy ilmi, että järjestelmät, joissa vanhoja tietoja säilytetään, ovat vanhoja ja jopa käytöstä poistuneita, ja osaavista käyttäjistä näille järjestelmille on pulaa. Järjestelmissä olevista arkistoitavien potilastietojen määrästä ei kentällä ole tarkkaa tietoa, vaan arviot tietojen määrästä vaihtelevat.

Haastajana resurssipula

Suurin osa kyselyyn vastanneista organisaatioista ei ole tehnyt vanhojen sähköisten tietojen arkistointia. Niissä organisaatioissa, joissa arkistointia on tehty, ei teknisten haasteiden vuoksi ole pystynyt arkistoimaan kaikkea Kelan Kanta-arkistoon. Tästä syystä potilastietoja arkistoidaan edelleen mm. paperitulosteina.

Niissä organisaatioissa, joissa arkistointityö on jo aloitettu, käynnistettiin se pääosin osana 8.3.2019 päättynyttä maakuntavalmistelua. Jatkosuunnitelmia maakuntavalmistelun jälkeenkin on tehty, mutta rahoituksen puuttuessa suunnitelmat eivät ole edenneet:

”Ei ole rahoitusta eikä osaamista. Arkistointi on kallista ja selkeästi halvempaa säilyttää tietoa kevyessä ylläpidossa olevassa vanhassa järjestelmässä kuin arkistossa, mutta lain edellyttämä taso tämä ei ole”, kertoo eräs kyselyyn vastanneista.

”Työmäärä vanhojen arkistoinnissa on valtava, joten emme voi tehdä sitä oman työn ohella”, kommentoidaan vastauksissa.

Kuka on rekisterinpitäjä?

Vastauksista käy ilmi, että tietojen omistajuus, eli se kuka on rekisterinpitäjä, on osittain epäselvä. Syynä tähän ovat esimerkiksi it-palvelujen ulkoistukset ja kuntaliitokset sekä sote-kuntayhtymät. Edellä mainituissa tilanteissa vanhat tiedot siirtyvät perintönä uudelle organisaatiolle tai vaihtoehtoisesti jäävät omaisuudeksi vanhalle organisaatiolle, jota ei enää ole olemassa:

”Ulkoistuksia ja kuntaliitoksia tehdessä, vanhat tiedot jäävät vanhalle rekisterinpitäjälle. Lisäksi puuttuvat ammattilaiset, jotka ymmärtävät mitä tietoja nämä vanhat edellisen rekisterinpitäjän arkistot sisältävät.”

Toiveena keskitetty toiminta

Vanhojen tietojen arkistointiprojektien edistämiseksi, alueilta nousi toiveita muun muassa yhteisestä rahoituksesta ja kansallisesta toimijasta ohjaamaan arkistoinnin toimia.

”Toive on, että vanhojen tietojen arkistointi tehtäisiin keskitetysti ministeriön ohjauksen ja rahoituksen alla, mikäli se nähdään välttämättömäksi. Lisäksi toiveena on, että arkistoinnista puhuttaessa huomioitaisiin kokonaisuudessaan sekä sosiaali- että terveyspuolen tiedostot. Tietojen määrät ovat suuria eikä tarvittavaa rahoitusta löydy organisaatiosta”, tiivistää eräs kyselyyn vastannut henkilö.

SoteDigi tuottaa kyselyn vastauksista yhteenvedon ja esittelee tulokset kyselyyn vastaajille ja sidosryhmille.