Alkuvuodesta 2020 toteutimme vanhojen sähköisten asiakas- ja potilastietojen kartoituksen. Kokosimme kartoituksen vastauksista loppuraportin. Raportti kuvaa vanhojen tietojen arkistoinnin nykytilaa, Kanta-arkiston vanhojen tietojen arkistoa sekä muita arkistoinnin muotoja. Lisäksi se kuvaa arkistoinnin kustannuksia ja hyötyjä, käynnissä olevia ja tulevia arkistointiprojekteja sekä sähköisen arkistoinnin haasteita ja kehityskohteita.
Raportista käy ilmi, että keskeisimpinä vanhojen tietojen arkistoinnin hyötyinä voidaan rekisterinpitäjän näkökulmasta pitää käytöstä poistuneiden, tietovarantoina toimivista järjestelmistä eroon pääseminen, arkistointivelvoitteen täyttyminen sekä mahdollisesti tietojen parempi käytettävyys ja näkyvyys Kanta-arkiston kautta. Arkistoinnin haasteina nähdään etenkin arkistoinnin työn vaatimat merkittävät resurssit (henkilö- ja aikaresurssit, raha) sekä hyötyjen epävarma toteutuminen.
Kartoituksesta saatujen vastausten perusteella on haastavaa arvioida tarkasti käytöstä poistuneiden tai passiivikäytössä olevien järjestelmien määrää tai ylläpitokustannuksia. Kyselyn tulosten ja aiempien selvitysten perusteella tehtiin laskelma, jossa arkistoitavia järjestelmiä on noin 400–600 kappaletta. Arkistoinnissa kansallisesti yhteisellä tekemisellä saavutettaisiin todennäköisesti taloudellista hyötyä verrattuna siihen, että jokainen organisaatio arkistoisi itsenäisesti.
Kartoitukseen vastanneilta tuli runsaasti hyviä ehdotuksia ja näkökulmia siihen, miten arkistoinnin nykytilaa voitaisiin parantaa ja mihin kansallisen yhteiskehittämisen tulisi jatkossa keskittyä. SoteDigi jatkaa keskustelua vanhojen tietojen arkistointi -kyselyyn osallistuneiden organisaatioiden kanssa.
Tutustu koko raporttiin:
Vanhojen tietojen arkistointi -raportti
Raportista koottu PowerPoint -esitys
Lisätietoja
DigiFinland Oy
Jenny Vuollet, hankepäällikkö, Integraatiot ja yhteentoimivuus
050 414 7545
jenny.vuollet@digifinland.fi