Raportointi kertoo ajantasaista tilannekuvaa organisaation toiminnasta

Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestäjän raportoinnin tarkoituksena on kertoa organisaation johdolle tilannekuvaa organisaatiosta, sen toiminnan ja talouden toteutumisesta ja muun muassa auttaa ennakoimaan väestön palvelutarpeita. Raportointi palvelee johtamistehtävää ja auttaa hahmottamaan kaiken tasoisia muutostarpeita organisaatiossa.

Perusraportoinnin avulla on pystyttävä suunnittelemaan, ohjaamaan, johtamaan ja valvomaan koko organisaation toimintaa. Kun raportointia tehdään ylimmälle johdolle, tarkastellaan organisaation tilaa laajana kokonaisuutena yksittäisten tapahtumien sijaan. Hyvä johdon raportointijärjestelmä mahdollistaa tietoon porautumisen, joka auttaa hahmottamaan syitä organisaation talouteen ja toimintaan liittyvien lukujen taustalla.

Hyvässä johdon raportoinnissa on pystyttävä tarkastelemaan eri muuttujia suhteessa toisiinsa. Raportoinnin on mahdollistettava vertailu oman organisaation sisällä, mutta myös suhteessa muihin samankaltaisiin organisaatioihin ja toimintoihin.

Sote-järjestäjä tarvitsee tietoja omasta toiminnastaan ja ostopalveluistaan

Sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämistehtävän tasoisessa raportoinnissa palvelukäyttöä ja niihin liittyviä kustannuksia tarkastellaan pääsääntöisesti väestötasolla asiakassegmenteittäin. Palvelujen järjestäjä tarvitsee tietoa hoito- ja palveluketjujen toteutumisesta yli vastuualueiden, mutta myös organisaatiohierarkian mukaisesti siten, että eri vastuualueet ja niiden eurot ja toiminta näkyvät myös erillisinä koko organisaation kokonaisuudessa.

”Sote-järjestäjä tarvitsee tietoja sekä omasta toiminnastaan että ostopalveluistaan. Tieto on välttämätöntä paitsi vastuualueiden johtamisen, myös sosiaali- ja terveyspalveluiden strategisen johtamisen sekä koko toiminnan ja talouden yhteen sovittamisen kannalta”, kertoo Elina Välikangas.

Jatkuvasti päivittyvä tiedonsaanti edellyttää raportoinnin automatisointia

Poimintoina koottavan tiedon sijaan, tiedon saannin tulee olla dynaamista ja jatkuvasti päivittyvää. Tämä edellyttää tietotuotannon ja raportoinnin automatisointia ja osittain tiedonsaantiin liittyvien prosessien, kuten laskutuksen, nopeuttamista. Tiedon tarkastelua ja analysointia voidaan helpottaa visualisoimalla erilaisten graafien ja taulukoiden avulla. Tiedon visualisointi mahdollistaa myös tiedon moniulotteisen tarkastelun.

Raportointi ei kuitenkaan voi olla pelkästään toteutuneiden tietojen tutkimista, vaan siihen on pystyttävä liittämään myös tulevaisuuden ennakointi sekä ennustemallien ja erilaisten skenaarioiden laatiminen – täsmällinen nykytilan tuntemus on edellytys myös tulevaisuuden ennakointiin.

Tutustu aiheeseen tarkemmin: Tietojohtamisen pilotti SoteDigi Oy – Kainuun sote loppuraportti.

SoteDigi toteutti sote-järjestäjän tietojohtamisen pilottiprojektin yhteistyössä Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän (Kainuun sote) kanssa touko-syyskuussa 2019. Projektin tulokset tarjoavat tietoa yli 75-vuotiaiden henkilöiden sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden käytöstä ja palvelukäyttäytymisestä sekä keskimääräisistä kustannuksista asukasta ja asiakasta kohden. Tämä artikkeli on osa raportin aiheista koostettua juttusarjaa.