Viisi onnistuneesti arkistoitua tietojärjestelmää – yhteistyössä Lapin hyvinvointialue ja Sähköinen arkistointi -palvelu
Lapin hyvinvointialue käytti DigiFinlandin Sähköinen arkistointi -palvelua vanhojen asiakirjojen arkistointiin viidestä eri tietojärjestelmästä. Yhteistyön aikana käytöstä poistuneisiin sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmiin tallennetut asiakirjat siirrettiin keskitetysti Kanta-arkistoon, mikä mahdollisti sen, että vanhojen järjestelmien ylläpito voitiin lopettaa ja siitä vapautuneet resurssit voitiin ohjata muualle.
Hyvinvointialueilla on satoja vanhoja tietokantoja ja järjestelmiä, joihin tallennetut tiedot tulisi siirtää asianmukaiseen ja potilasasiakirja-asetuksen vaatimusten mukaiseen arkistoon. DigiFinlandin Sähköinen arkistointi -palvelu vastaa hyvinvointialueiden ja valtion toimijoiden tarpeisiin, kun vanhoja tietoja halutaan arkistoida lakisääteisesti ja tietoturvallisesti Kanta-arkistoon. Kanta-arkistoa hallinnoi Kela, ja sen tarkoituksena on arkistoida kansalaisten sähköiset potilas- ja asiakastiedot, kuten lääkärinlausunnot, diagnoosit, hoitotiedot ja sosiaalihuollon asiakastiedot. Sen avulla sote-alan ammattilaiset voivat hakea potilas- ja asiakastietoja yhdestä paikasta riippumatta siitä, missä ja milloin hoitoa on annettu, mikä parantaa hoidon jatkuvuutta ja vähentää päällekkäistä tiedonhallintaa.
”Sähköinen arkistointi hyödyttää organisaatioita monin tavoin. Sen avulla voidaan esimerkiksi vähentää vanhojen tietojärjestelmien ylläpitokustannuksia ja parantaa tietoturvallisuutta. Samalla sote-ammattilaiset saavat asiakas- ja potilastietoja sujuvammin käyttöönsä, kun tiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa monien hajanaisten tietokantojen sijaan”, DigiFinlandin palvelupäällikkö Ville Ketola analysoi.
Vanhojen tietojen arkistointi yhtenäistää tiedonhallintaa
DigiFinland toimi Lapin hyvinvointialueen kumppanina viiden eri tietojärjestelmän arkistoinnissa. Projektissa arkistoitiin tietoja neljästä perusterveydenhuollossa käytetystä Pegasos-potilastietojärjestelmästä (Keminmaa, Simo, Tornio ja Ylitornio) ja yhdestä Webstar-järjestelmästä (Kittilä).
”Lapin hyvinvointialueeseen yhdistyi 27 eri organisaatiota tietojärjestelmineen. Tavoitteenamme oli saada aktiivi- ja passiivikannoissa olevat sosiaali- ja terveydenhuollon arkistoitavat aineistot mahdollisimman kattavasti ja yhtenäisellä tavalla vanhoina tietoina Kanta -palveluun. Lähdimme ensiksi selvittämään, mistä tietoja pitää ensisijaisesti arkistoida”, Lapin hyvinvointialueen IT-projektipäällikkö Maija Lehtopää kertoo.
Arkistointiprosessissa priorisoitiin vanhoja tietojärjestelmiä, joiden sisällön määrittämiseen löytyi organisaatiosta vielä asiantuntijaosaamista. Erilaisten järjestelmien määrä ja pääkäyttäjien eläköityminen eivät ole yksinomaan Lapin hyvinvointialueen haaste, sillä DigiFinlandin vuonna 2021 toteuttamassa tietojärjestelmä- ja tietokantakartoituksessa hyvinvointialueilla tunnistettiin ainakin 850 arkistoitavaa järjestelmää tai tietokantaa. Todellisuudessa määrä saattaa olla tätäkin suurempi, sillä monilla hyvinvointialueilla on käynnissä järjestelmäuudistuksia. Myös sovellusten päivitykset ja resurssipula haastavat vanhojen tietojen arkistoimista.
Sähköinen arkistointi -palvelu hyödyntää robotiikkaa
DigiFinlandin sähköinen arkistointi -palvelun työvaiheisiin kuuluvat aloitustyöpaja, määrittely ja suunnittelu, robottiajot, tietojen poiminta, testaukset ja laadunvarmistus, ja lopulta tiedonsiirto Kanta-arkistoon. Yhteinen projekti käynnistyi syksyllä 2023 ja sen oli määrä valmistua alkuvuodesta 2024, mutta resurssi- ja aikataulumuutosten vuoksi arkistointiprojekti saatiin päätökseen kesän 2024 aikana.
Lapin hyvinvointialueelle kyseessä oli ensimmäinen kerta, kun sähköisessä arkistoinnissa hyödynnettiin ohjelmistorobotiikkaa. Asiantuntijaresurssien käyttö on tärkeä osa robotiikan kouluttamista, ja yhteisen projektin alkuvaiheessa aikaa käytettiin erityisesti erilaisten käsitteiden huolelliseen määrittelyyn. Lapin hyvinvointialueen tietojärjestelmistä siirrettävät tiedot olivat kerätty vuosilta 1995–2011, joten määrittelyä tehdessä oli huomioitava myös vuosien saatossa muuttuneet käyttö- ja kirjaamistavat. Määrittelyvaihe on arkistoinnin kannalta keskeinen vaihe, sillä sen avulla voidaan varmistaa potilastietojen sujuva käsittely ja tietojen siirto.
“Projektin alkuvaiheen haasteena oli yksittäiseen henkilöön liittyvien asiakirjojen löytäminen, sillä järjestelmät olivat lukutilassa, eivätkä haut onnistuneet suoraan järjestelmästä. Tähän saimme apua ohjelmistotoimittajalta, jolta tilasimme henkilötunnuslistat robotiikan käsiteltäväksi. Sen jälkeen projekti alkoi sujua. Kun tarkistimme yksittäisten potilaiden tietoja Kanta-arkistosta, oli hienoa nähdä, että tiedot olivat oikein ja robotiikka toimi kuten pitikin”, Lehtopää kertoo.
”Webstar-järjestelmän arkistointi oli meille ennätyksellisen nopea prosessi. Pegasos-järjestelmien suhteen puolestaan sujuvuutta toi se, että kun yhdelle järjestelmälle saatiin tehtyä tietojen määrittely, samaa määritelmää voitiin hyödyntää lopuissakin järjestelmissä”, palvelupäällikkö Ketola muistelee.
”Ratkaisukeskeistä ja sujuvaa”
Sujuvan yhteistyön avaintekijöitä olivat ratkaisukeskeisyys ja yhteinen tahtotila tavoitteen saavuttamisesta. Lehtopään mukaan suurin hyöty projektista oli, että viisi tietokantaa saatiin tyhjennettyä ja tiedot löytyvät jatkossa Kanta-palvelusta vanhoina tietoina, kun niihin kohdistuu tietopyyntöjä.
”Tavoitteenamme on, että saamme siirrettyä tiedot viidestä tietojärjestelmästä Kanta-palveluun. Pääsimme tavoitteeseen, ja olemme tyytyväisiä siihen. Kaikki tehtiin, mitä luvattiin ”, Lehtopää kiittelee.
Lue myös: Miksi sähköinen arkistointi on tärkeää?
DigiFinlandin Sähköinen arkistointi –palvelu koordinoi arkistointia kansallisesti, ja tarjoaa asiakaslähtöisen ja laadukkaan ratkaisun vanhojen sote-tietojen asianmukaisen ja tietoturvallisen arkistoinnin toteuttamiseksi. Lisätietoja Sähköinen arkistointi -palvelusta saat sähköpostitse sahkoinenarkistointi@digifinland.fi.