Miksi sähköinen arkistointi on tärkeää?

Suomessa on useita satoja vanhoja sote-tietojärjestelmiä, joiden tiedot tulisi arkistoida asianmukaisesti. Vanhojen tietojen turvallinen säilytys ja mahdollisuus niiden käyttöön pitkälläkin aikavälillä toteutuu parhaiten keskitetyssä arkistossa, joka täyttää myös lakien ja asetusten velvoitteet. Alueet voivat hankkia DigiFinlandilta Sähköinen arkistointi -palvelua.

DigiFinland toteutti vuonna 2021 tietojärjestelmä- ja tietokantakartoituksen, jonka perusteella hyvinvointialueilla tunnistettiin ainakin 850 arkistoitavaa järjestelmää tai tietokantaa. Näiden tietokantojen tiedot tulisi arkistoida asianmukaisesti, jotta järjestelmien ylläpito voidaan tarvittaessa lakkauttaa. Tarkkaa tietoa vanhojen sote-tietojärjestelmien määrästä ei ole tälläkään hetkellä saatavilla, mikä vaikeuttaa alueiden arkistointityön laajuuden arviointia sekä arkistointiprosessiin osallistuvien toimijoiden resurssitarpeiden selvittämistä.

DigiFinlandin Sähköinen arkistointi -palvelu koordinoi arkistointia kansallisesti ja takaa laadukkaan ja tietoturvallisen ratkaisun arkistoinnin toteuttamiseksi asiakaslähtöisesti. Palvelu on ollut saatavilla alueille vuoden 2023 alusta. Alueille on tarjolla apua arkistoinnin tarpeen selvittämisestä varsinaiseen arkistointiprosessiin. DigiFinlandin Sähköinen arkistointi -palvelun kehittäminen on käynnistynyt vuonna 2022 osana hyvinvointialueuudistuksen ICT-muutostyötä.

Sähköinen arkistointi -palvelun tavoitteena on lisätä Kelan Kanta-arkiston käyttöastetta. Arkistojen käyttömaksu sisältyy alueiden Kelalle maksamaan Kanta-maksuun, eli käyttö ei aiheuta uusia kustannuksia. Samaan aikaan vanhojen tietojen arkistointi mahdollistaa vanhojen tietojärjestelmien alasajon poistaen niiden ylläpitokustannukset.

Työn pohjana on SoteDigi Oy:n Integraatiot & yhteentoimivuus -hankkeen toteuttama Vanhojen asiakas- ja potilastietojen selvitys vuonna 2020. Kyselyssä selvitettiin aktiivikäytöstä poistuneita sosiaali- ja terveydenhuollon järjestelmiä sekä niiden sisältämiä vanhoja tietoja. Kyselyn perusteella tuotettiin raportti, jossa kuvataan vanhojen tietojen arkistoinnin nykytilaa. Lisäksi vastausten perusteella rakentui kuva myös sähköisen arkistoinnin haasteista ja siihen liittyvistä kehityskohteista.