Hyvinvointialueille on toteutettu tietojohtamisen nykytilan kartoitus. Kartoituksen tarkoituksena oli muodostaa kokonaisvaltainen näkemys hyvinvointialueiden tietojohtamisen nykytilasta ja kehitystarpeista, lisätä tietoutta tietojohtamisesta sekä tukea tietojohtamisen jatkuvaa kehittämistä. Kyselyyn vastasi yhteensä 1616 hyvinvointialueen edustajaa. Vastaajia oli mm. järjestämisvastuullisesta johdosta ja asiantuntijoista, taloushallinnosta ja tietohallinnossa. Kysely toteutettiin verkkopohjaisella kyselyllä, pääosin vuoden 2020 aikana.
”Kyselyssä tietojohtamisen nykytilaa tarkasteltiin kymmenestä osa-alueesta käsin. Tulokset kuvaavat vastaajan kokemusta nykytilasta ja tyytyväisyyttä nykytilaan”, kertoo tietojohtamisen asiantuntija Laura Niiniviita.
”Halutessaan hyvinvointialueilla oli mahdollista hyödyntää DigiFinlandin tarjoamaa tukea kartoituksen toteuttamiselle alueellaan. Tukea oli tarjolla koko kyselyprosessin ajan vastaajien kartoituksesta tuloksien hyödyntämiseen”, tietojohtamisen asiantuntija Suvi Nuutinen kertoo.
Yhteensä 19 hyvinvointialuetta toteutti kartoituksen yhteistyössä DigiFinlandin kanssa ja kolme hyvinvointialuetta toteutti kartoituksen itsenäisesti. DigiFinland koosti kyselyn tuloksista raportin, jonka tuloksia on tarkasteltu yhdessä hyvinvointialueiden kanssa.
”Kyselyn sisältöjä voi hyödyntää myös hyvinvointialueiden tietojohtamisen kehittämissuunnitelmissa. Kehittämissuunnitelma ohjaa hyvinvointialueiden tietojohtamisen kehitystyöhön asetettujen tavoitteiden seurantaa ja arviointia ja varmistaa kansallisen tason yhteneväisyyttä”, Niiniviita kertoo.
Tietojohtamisen kehittämiseen tarvitaan lisää resursseja
Kyselyn tuloksista käy ilmi, että yleisesti tietojohtamiseen kohdennetut resurssit koetaan hyvinvointialueilla riittämättömiksi. Alueiden edustajat peräänkuuluttavat tietojohtamisen kehittämisen tueksi osaavaa henkilöstöä, erikseen kohdennettua työaikaa, nykyaikaisia välineitä sekä perehdytystä ja koulutusta.
”Tietojohtamisen osaamisen koetaan olevan epätasaisesti jakautunut sekä nojaavaan yksittäisiin henkilöihin. Lisäksi tietojohtamisen kehittämisen tueksi tarvitaan selkeitä prosesseja, vastuiden määrittelyjä sekä johdon vahvaa tukea”, kertoo Nuutinen.
Kyselyn vastaajat peräänkuuluttivat vahvasti tietojohtamisen tärkeyttä jokaisella organisaatiotasolla. Tietojohtamisen tehokkaalla jalkauttamisella ja henkilöstön osallistamisella on mahdollista lisätä henkilöstön sitoutumista tietojohtamisen kehittämiseen ja siten lisätä organisaation kokonaiskyvykkyyttä.
Käytössä olevat tietojärjestelmät vaativat kehittämistä
Nykyisin käytössä oleviin tietojärjestelmiin ja tiedon hyödynnettävyyteen liittyviä huomioita vastaajat raportoivat useita. Tietojärjestelmien kuvattiin olevan hankalia eikä niiden koeta vastaavan nykyisten tietotarpeiden saatavuuden vaatimuksiin.
”Tiedon koetaan olevan hajallaan useissa eri järjestelmissä, jotka eivät keskustele keskenään. Tämän seurauksena tietoa yhdistellään manuaalisesti yhtenäisen raportin koostamiseksi. Manuaaliseen työhön kerrotaan kuluvan runsaasti aikaa sekä lisäävän inhimillisen virheen mahdollisuutta”, Niiniviita selventää.
Manuaalisen työn seurauksena heikentyvän tiedon laadun on huomattu vaikeuttavan tiedon käytettävyyttä päätöksenteon ja johtamisen tukena. Päätöksenteon ja johtamisen näkökulmasta haasteeksi koettiin myös tiedon jälkijättöisyys sekä siten estävän ennakoinnin ja nopean reagoinnin toimintaympäristön muutoksiin.
Eri toimijoiden yhteistyö nähdään tietojohtamisen kehittämisen ja kyvykkyyden nousun ratkaisuna
Kyselyn tuloksissa hyvinvointialueiden edustajat totesivat vahvasti yhteen ääneen, että hyvien käytäntöjen ja osaamisen jakaminen sekä vahva yhteistyö eri toimijoiden kesken toimivat tietojohtamisen kehittämisen mahdollistajina.
”Hyvinvointialueet peräänkuuluttivat sekä alueellista että kansallista yhteistyötä. Oleellista on taata jokaiselle hyvinvointialueelle yhtäläiset mahdollisuudet kehittämiseen huolimatta alueiden kyvykkyyksien vaihtelusta tai nykyisestä organisoitumisen tavasta riippumatta”, Nuutinen kertoo.
Organisaatioissa on tunnistettu toimijoiden tietämättömyys toinen toistensa töistä. Merkityksellistä on lisätä eri toimijoiden välistä yhteistyötä. Samoin yhteisen näyn ja tahtotilan löytyminen on ensiarvoisen tärkeää kehittämistyön onnistumiseksi. Merkitykselliseksi koettiin myös kehittämistoimien yhdensuuntaisuus eri toimijoiden kesken. On selvää, että hyvinvointialueiden kehittämistyön tulee edetä systemaattisesti samaan, toivottuun suuntaan, jotta vältytään 22 erilaiselta ratkaisulta.
Kysely keskusteluyhteyden avaajana
Kysely on toiminut molemminpuolisena keskusteluyhteyden avaajana ja yhteistyön rakentajana hyvinvointialueiden ja DigiFinlandin välillä. Kartoitus avasi konkreettisesti hyvinvointialueiden arkea ja tietojohtamisen kehittämisen tilannetta.
“Hyvinvointialueet tekivät arviointimallin kyselyn toteuttamisessa ison ponnistuksen. Alueet sitoutuivat yhdessä tehtävään työhön ja oli ilo olla mukana tukemassa kyselyn toteuttamista. Yhteistyö hyvinvointialueiden kanssa oli sujuvaa ja antoisaa. Palkitsevaa oli myös nähdä, miten kyselyn tulokset olivat useiden hyvinvointialueiden tukena tietojohtamisen kehittämissuunnitelman valmistelussa”, iloitsee Virta-hankkeen hankepäällikkö Elina Välikangas.
Tutustu kyselyn tulosten yhteenvetoon >
Tietojohtamisen arviointimallikysely on työkalu, joka luotiin viime hallituskaudella STM:n toimeksiantona Nordic Healtcare Group Oy:n (NHG), aluekehittämisen konsulttitoimisto MDI:n ja Helsingin sekä Tampereen yliopiston yhteistyössä. Tietojohtamisen arviointimallikyselyn materiaalit ovat saatavilla täällä >
Lue aikaisemmin julkaistu uutinen: Tietojohtamisen kehittämissuunnitelma sote-maakuntien tukena >