Sähköinen arkistointi projektissa on valmistunut arviointikehikko – pilotointi Soiten kanssa
Kansallinen ja koordinoiva Sähköinen arkistointi -projekti tukee ja ohjaa vanhojen tietojen arkistointia toteuttavia alueita laadukkaan ja kustannustehokkaan vanhojen tietojen arkistointiratkaisun valinnassa. Sähköinen arkistointi -projektissa on valmistunut vanhojen sote-tietojen arviointikehikko, nimeltään SoteArkki. Arviointikehikko kehitettiin ja pilotoitiin Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymä Soiten kanssa. Yhteistyökumppanina arviointikehikon kehittämisessä on ollut Nordic Healthcare Group (NHG).
Arviointikehikko arkistointiin liittyvän päätöksenteon tukena
Alueilla on paljon aktiivinkäytön ulkopuolisia vanhoja sote-tietoja sisältäviä järjestelmiä, joiden ylläpitoon liittyy kustannuksia. Lisäksi niiden sisältämien tietojen hyödyntäminen voi olla hankalaa ja tietojen säilyttämiseen liittyä myös riskejä. Arviointikehikon avulla alueet voivat kartoittaa vanhojen sote-järjestelmiensä järjestelmäkenttää, ja koota tietoa järjestelmien sisältämien aineistojen hyödyllisyydestä sekä ylläpidon kustannuksista ja riskeistä. Arviointikehikolla tehdyn arvioinnin perusteella järjestelmiä voidaan systemaattisesti vertailla keskenään ja priorisoida arkistoinnissa.
”Ilman tarkempaa tietoa vanhoista järjestelmistä arkistointiin liittyvä päätöksenteko on vaikeaa ja perustuu helposti oletuksiin järjestelmistä. Vanhojen sote-tietojen arviointikehikko on työkalu, joka mahdollistaa vanhojen järjestelmien sisältämien aineistojen arvioinnin ja vertailun strukturoidusti arkistointiin liittyvän päätöksenteon tueksi”, kertoo NHG:n projektipäällikkö Heini Rauhamaa.
”Esimerkiksi arvioinnin lopputuloksena voidaan tunnistaa järjestelmät, joissa on suuret ylläpitokustannukset tai ylläpitoon liittyy merkittäviä riskejä, ja näin ollen priorisoida näiden järjestelmien tietojen arkistointia ja vanhojen järjestelmien poistamista käytöstä. Arviointikehikon avulla tehdyn arvioinnin perusteella alueet voivat siis tehdä arkistointiin liittyviä päätöksiä tietoon perustuen”, Rauhamaa kertoo.
Arviointikehikkoa pilotoitu Soiten kanssa
Arviointikehikkoa on pilotoitu ja testattu käytännössä Soiten kanssa yhteisen pilottiprojektin kautta. Pilottiprojektissa arkistoidaan Soiten suunniteltujen vanhojen sote-tietojärjestelmien sisältämät tiedot Kelan ylläpitämään Vanhojen potilastietojen arkistoon.
”Olemme saaneet olla mukana auttamassa arviointikehikon kehittämisessä sekä sen testaamisessa omiin järjestelmiin, joiden sisältämien tietojen siirtoa sähköiseen arkistoon olemme suunnitelleet ja miettineet. Saatujen arvioiden myötä saimme hyvän avun pohdintoihimme ja tulevaisuuden arkistoinnin suunnitelmiin”, kertoo Soiten arkistosihteeri Pia Ahlskog.
DigiFinlandin ja Soiten yhteistyö pilotin tiimoilta jatkuu edelleen tiiviinä vuoden 2021 ajan.
”Pilotin myötä meille on tarjoutunut mahdollisuus olla mukana kehityksen etulinjassa”, Ahlskog kertoo.
“Pilottiprojekti tuo esille alueen tarpeet, kokemukset ja kehittämispisteet. Näiden pohjalta DigiFinland kehittää Sähköisen arkistoinnin jatkuvan palvelun konseptia vastaamaan näihin tarpeisiin”, kertoo DigiFinlandin Sähköinen arkistointi -projektin projektipäällikkö Laura Välkkilä.
Arviointikehikkoa sekä suunnitelmia sen jatkohyödyntämisestä viimeistellään. Arviointikehikko tulee kansallisesti alueiden hyödynnettäviksi pilotista saatujen tarkennusten pohjalta tehtyjen muutosten valmistuttua.