Sähköinen arkistointi -palvelua kehitetään asiakaslähtöiseksi yhteistyössä Palvelumuotoilu Palon kanssa
Sähköinen arkistointi -projektissa konseptoitiin vuonna 2021 Sähköisen arkistoinnin palvelu. Sen tarkoituksena on tukea sote-organisaatioita kokonaisvaltaisesti vanhojen sote-tietojen arkistointiprosessissa. Sähköisen arkistoinnin palvelua on alusta alkaen kehitetty mahdollisimman asiakas- ja tarvelähtöiseksi palvelumuotoilun keinoin.
DigiFinlandin tarjoaman Sähköinen arkistointi -palvelun tarkoituksena on tukea sote-organisaatioita vanhojen sote-tietojen arkistoinnissa. Se kattaa koko arkistointiprosessin alkaen DigiFinlandin hallinnoimasta hankinnasta ja päättyen siihen, että organisaation tiedot on arkistoitu asianmukaiseen arkistoon tietoturvallisesti. Palvelun tavoitteena on vastata sote-organisaatioiden tarpeisiin ja haasteisiin parhaalla mahdollisella tavalla, ja tämän tavoitteen saavuttamiseksi on tehty tiivistä yhteistyötä Palvelumuotoilu Palon asiantuntijoiden kanssa.
DigiFinlandin ja Palon yhteistyönä toteuttama Sähköinen arkistointi -palvelun palvelumuotoilu eteni vaiheittaisena prosessina oppimiseen ja tehtyihin havaintoihin perustuen. Työ käynnistyi keväällä 2021 senhetkisen arkistointiprosessin kartoittamisella, kuvaamisella sekä kehittämistarpeiden tunnistamisella.
Palo toteutti arkistoinnin toteuttamisen kannalta tärkeiksi katsotuille avainhenkilöille haastattelut, joissa käytiin läpi arkistointiprosessia. Haastatellut henkilöt olivat muun muassa Kelasta, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta sekä arkistointia toteuttavilta alueilta. Haastatteluista saadun tiedon pohjalta laadittiin palvelupolkumainen kuvaus arkistointiprosessista. Arkistointiprosessin kuvaamisen lisäksi Palo suunnitteli ja toteutti sähköisen arkistoinnin oppaan tukemaan sote-alan organisaatioita onnistuneessa arkistoinnissa.
Yhdeksi arkistointiprosessin kuvaamisen tärkeimmistä hyödyistä osoittautui näkymättömän, eri toimijoiden organisaatioissa olevan sisäisen tiedon saaminen yhteen ja tekeminen näkyväksi. Prosessikuvauksen avulla paljastui myös prosessiin liittyviä erityisiä haasteita, jotka ovat avanneet useita uusia mahdollisuuksia palvelun kehittämiseksi. Arkistointiin liittyvien haasteiden tunnistaminen ja ratkominen on yksi Sähköinen arkistointi -palvelun ydintehtävistä.
Tuorein yhteisponnistus Palon kanssa on asiakkailta kiitosta saanut Sähköisen arkistoinnin asiakasfoorumi, joka järjestettiin ensimmäistä kertaa 18.5.2022. Yhteistyö DigiFinlandin ja Palon asiantuntijoiden välillä on ollut hedelmällistä ja auttanut kehittämään Sähköinen arkistointi -palvelua siten, että se muotoutuu mahdollisimman hyödylliseksi sote-organisaatioille jatkossa.