Sähköinen arkistointi -kokonaisuus toimii alueiden tukena sähköisen arkistoinnin hankintojen koordinoinnissa vuoden 2022 aikana ja etenee parhaillaan monella osa-alueella. Kokonaisuudessa on käynnistymässä muun muassa ohjelmistorobotiikan pilottiprojekti, joka toteutetaan Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Siun soten kanssa.
DigiFinland auttaa sekä nykyisiä toimijoita että tulevia hyvinvointialueita mittavassa vanhojen sote-tietojen arkistointiurakassa. Vuonna 2021 tehdyssä selvityksessä paljastui, että arkistoitavia sote-järjestelmiä on noin 850 kappaletta. Näiden järjestelmien sisältämien tietojen arkistoinnin kustannukset kohoavat jopa 55 miljoonaan euroon. DigiFinlandin Sähköinen arkistointi tähtää ennen kaikkea tietojen turvalliseen säilyttämiseen Potilastiedon arkistossa tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa, mutta myös vanhojen, ei-aktiivikäytössä olevien järjestelmien hallittuun alasajoon ja sitä kautta kustannussäästöihin. DigiFinland kehittää myös tulevaisuuden ratkaisuja, joiden avulla sähköinen arkistointi voidaan toteuttaa nykyistä tehokkaammin.
DigiFinlandin perustamaan ja hallinnoimaan sähköisen arkistoinnin dynaamiseen hankintajärjestelmään (DPS) on liittynyt 33 sote-organisaatiota. Dynaamiseen hankintajärjestelmään on hyväksytty nyt 13 toimittajaa. Osallistuminen on edelleen avoinna myös uusille toimittajille.
Vuonna 2022 DigiFinland tarjoaa alueille muun muassa maksutonta koordinointitukea vanhojen sote-tietojen arkistointiin sekä tukea arkistointihankintojen tekemiseen. DigiFinland on kysynyt kaikilta hankintajärjestelmään osallistuneilta organisaatioilta vanhojen sote-tietojen arkistointisuunnitelmista. Tavoitteena on tehdä kunkin asiakkaan tarpeita mahdollisimman hyvin palveleva ja aikataulutettu suunnitelma vanhojen sote-tietojen arkistoinnista. DigiFinland on aloittanut hankintojen määrittelyt vanhojen sote-tietojen arkistoinnin hankinnassa jo usealle sote-toimijalle. Tavoitteena on arkistoida ensimmäiset järjestelmät kesän 2022 aikana.
Sähköisen arkistoinnin kehityksen puolella on käynnistetty robotiikan ja prosessiautomaation kehitystyö. Vuoden 2022 aikana toteutettavan ohjelmistorobotiikan pilottiprojektin kumppaniksi valikoitui Siun sote. Tätä ja muuta kehitystyötä tukee jatkossa myös DigiFinlandin uusi tekninen projektipäällikkö.
Yhteistyö ja suunnitelmallisuus auttavat muutosten hallinnassa
Rekisterinpitovelvoitteen muutokset ja järjestelmien alueelliset konsolidoinnit aiheuttavat haasteita sote-organisaatioille. Hyvissä ajoin aloitettu vanhojen sote-tietojen arkistoinnin suunnittelu sekä siihen liittyvien haasteiden ratkaiseminen yhdessä sidosryhmien ja toimittajien kanssa minimoivat tähän liittyvät riskit.
Sote-uudistuksen ja lainsäädännön aiheuttamat muutokset edellyttävät aktiivista ja jatkuvaa vuoropuhelua vanhojen sote-tietojen arkistoinnin tilannekuvasta, käytännön haasteista muutoksen keskellä sekä esimerkiksi sääntelyyn liittyvistä asioista sidosryhmien kuten THL:n, Kelan ja Kansallisarkiston kanssa. Vuoropuhelu sidosryhmien kanssa on ollut aktiivista, ja asiakasyhteistyö syvenee entisestään tarpeista käytävien keskustelujen myötä. Parhaillaan valmistelussa on moniammatillisen asiakasfoorumin konsepti. Foorumin avulla on tarkoitus mahdollistaa asiakasymmärryksen lisääminen, ajankohtaisen asiantuntijatiedon välittäminen sekä vertaistoiminta sote-tietojen arkistoinnissa.
Lisätietoja:
Asiantuntijat Laura Välkkilä ja Piritta Kärki
sahkoinenarkistointi@digifinland.fi