Blogi: Työnäytteeseen perustuva dialogi hankintaprosessissa toi asiantuntijuuden esille

Syksyllä 2020 DigiFinland järjesti julkisen kilpailutuksen tavoitteena löytää asiantunteva käytettävyystestauksen tiimi digitaalisille tuotteille ja palveluille. Valitsimme kilpailutukseen nopeutetun rajoitetun hankintamenettelyn. Hankintailmoitus kilpailutuksesta julkaistiin 25.9.2020 ja hankintapäätös julkaistiin 20.10.2020. Kilpailutuksen tavoitteiden asettamista valmisteltiin huolellisesti, mutta itse hankintaprosessi tapahtui ketterästi yhden kuukauden aikana. Vikkelästä aikataulusta huolimatta halusimme varmistaa tiimin sopivuuden juuri meidän tarpeisiimme ja arvioida sopivuuden käytännössä.

Hankinta toteutettiin kaksiportaisesti. Hankinnan ensimmäisellä kierroksella kilpailutukseen osallistuvilta tahoilta pyydettiin kirjalliset tarjoukset, joissa huomio kiinnitettiin toimittajien referensseihin. Vähintään yhden referenssin odotettiin liittyvän sote-järjestelmiin. Lisäpisteitä sai, jos toimittajalla oli lääkinnällisen laitteen kehittämistyöstä kokemusta. Lisäksi toimittajan täytyi pystyä tarjoamaan neljän hengen käytettävyystestaustiimi.

Tarjousten perusteella yhteensä neljä parasta toimittajaa kutsuttiin mukaan hankinnan toiseen osioon eli työnäytteeseen. Koska referenssit ratkaisivat, valikoitua mukaan taustoiltaan erilaisia, esimerkiksi isoja ja pieniä toimijoita. Tässä blogissa kerromme, millaista oli järjestää työnäyte osana käytettävyystestauksen tiimin hankintaa.

Työnäytteen testaustilanteesta luotiin mahdollisimman todentuntuinen

Käytettävyystestauksen tiimin hankinnan toisessa osiossa, eli työnäytteessä, järjestimme testaustilanteen, jossa kaikki neljä kilpailutukseen osallistuvaa toimittajaa olivat mukana kukin vuorollaan. Osanottajat, eli toimittajien asiantuntijat, saivat tehtäväksi annon muutamaa päivää aiemmin ennen omaa testaustaan. Tiimejä arvioitiin työnäytteessä seuraavien kriteerien avulla:

• käytettävyystestauksen asianhallinta ja ryhmän toiminta
• testitapausten suunnittelu
• testausten fasilitointi
• tulosten raportointi

Testitilanne pyrittiin suunnittelemaan mahdollisimman hyvin, jotta saisimme tilanteesta riittävästi tietoa lopullista analyysia varten. Tilanteesta haluttiin luoda myös mahdollisimman autenttinen. Testaustilanne tapahtui virtuaalisesti Teamsin välityksellä, sillä testaustiimiltä odotetaan myös jatkossa kyvykkyyttä hoitaa kaikki testaukseen liittyvät prosessit etämenetelmiä käyttäen. Testihenkilöksi valittiin DigiFinlandin puolesta testattavaa palvelua ennalta tuntematon henkilö.

Huomasimme, että testitilanne yksinkertaisella käsikirjoituksella toimi hienosti. Työnäytteeseen, eli neljän asiantuntijan tiimin arviointiin, aikaa kului kaksi ja puoli tuntia. Testaustiimit olivat valmistautuneet työnäytteeseen todella hyvin. Esimerkiksi yksi tiimeistä oli harjoitellut toimimaan testaustilanteessa niin suomeksi, ruotsiksi kuin englanniksi. ”Työnäyte oli mielestämme hyvin järjestetty ja tilaisuudessa oli mukava ja rento fiilis. Aikaa ei ollut paljon, mutta ammattitaito saattaa tulla vahvemmin esille, kun ei ole liikaa aikaa valmistella”, kommentoi eräs osallistuja.

Työnäyte mahdollisti asiantuntijuuden näkemisen käytännössä

Tavoitteena hankinnassa oli löytää työhön sopivaa asiantuntijuutta. Työnäyte tarjosi mahdollisuuden päästä kokemaan asiantuntijoiden tekemää työtä käytännössä – ei vain paperilla tai ansioluetteloissa kerrottuna, vaan aidossa dialogissa asiantuntijoiden kanssa. Saimme työnäytteen kautta paljon tietoa siitä, miten kukin testaustiimi toimii testaustilanteessa ja millaista tiimin yhteistyö on.

Työnäyteosioon mukaan valitut neljä yritystä olivat keskenään hyvin erilaisia, ja on mahdollista, että ilman kaksiportaista hankintamenettelyä hankinnan lopputulos olisi voinut olla täysin erilainen. Työnäyte puolestaan mahdollisti sen, että pääsimme henkilökohtaisesti tapaamaan ja testaamaan asiantuntijat, joiden kanssa jatkossa työskentelemme.

Uusi prosessi opetti arvostamaan ammattilaisten välistä dialogia

Työnäytteen järjestäminen toi meille DigiFinlandilla monipuolisesti uusia näkökulmia. Työnäytteen suunnittelu ja järjestäminen laittoivat miettimään testaustyön käytäntöjä eri näkökulmista. Ilona oli myös se, että kilpailutuksen järjestämisessä pääsi tekemään monenlaista yhteistyötä niin DigiFinlandin sisällä substanssin ja hankintaosaston välillä kuin myös eri toimittajien kanssa. Asiantuntijoiden väliseen dialogiin perustuva prosessi auttoi meitä löytämään oikean käytettävyystestaustiimin ja kaikki osapuolet oppivat uutta.

Kirjoittajat

Hanna Heikkonen
tuoteomistaja, Omaolo

Anssi Virtanen
Hankintajohtaja

Työllämme saamme edistää ihmiskeskeisiä ja yhdenvertaisia digipalveluja Suomessa. Haluamme sujuvoittaa kaikkien asukkaiden ja julkisen sektorin ammattilaisten arkea.