Man har genomfört en kartläggning av informationsledningens nuläge i välfärdsområdena. Syftet med kartläggningen var att skapa en helhetssyn på nuläget och utvecklingsbehoven inom informationsledningen i välfärdsområdena, öka kunskapen om informationsledning samt stödja en kontinuerlig utveckling av informationsledningen. Enkäten besvarades av sammanlagt 1616 representanter för välfärdsområden. Respondenter var bland annat personer inom ledningen med organiseringsansvar och sakkunniga, ekonomiförvaltningen och informationsförvaltningen. Enkäten genomfördes med en webbaserad enkät, huvudsakligen under 2020.
”I enkäten granskades informationsledningens nuläge utifrån tio delområden. Resultaten beskriver respondentens erfarenhet av och tillfredsställelse med nuläget”, berättar Laura Niiniviita, sakkunnig inom informationsledning.
”I välfärdsområdena var det möjligt att utnyttja DigiFinlands stöd för genomförandet av kartläggningen inom sitt område. Under hela enkätprocessen erbjöds stöd för att bl.a. kartlägga respondenterna och tolka resultaten”, berättar Suvi Nuutinen, sakkunnig inom informationsledning.
Sammanlagt 19 välfärdsområden genomförde kartläggningen i samarbete med DigiFinland och tre välfärdsområden genomförde kartläggningen självständigt. Av enkätens resultat sammanställde DigiFinland en rapport, vars resultat har granskats tillsammans med välfärdsområdena.
”Innehållet i enkäten kan också utnyttjas i utvecklingsplanerna för informationsledning i välfärdsområdena. Utvecklingsplanen styr uppföljningen och utvärderingen av de mål som ställts upp för utvecklingen av informationsledningen i välfärdsområdena och säkerställer att den nationella nivån är enhetlig”, berättar Niiniviita.
Mer resurser behövs för att utveckla informationsledningen
Av enkätresultaten framgår att resurserna för informationsledning i allmänhet upplevs som otillräckliga i välfärdsområdena. Representanter för områdena efterlyser stöd för utvecklingen av informationsledningen i form av kompetent personal, särskilt inriktad arbetstid, moderna redskap samt introduktion och utbildning.
”Kompetensen inom informationsledning upplevs vara ojämnt fördelad och stöda sig på enskilda personer. Dessutom behövs tydliga processer, ansvarsdefinitioner och ett starkt stöd från ledningen som stöd för utvecklingen av informationsledningen”, berättar Nuutinen.
De som svarade på enkäten efterlyste starkt vikten av informationsledning på varje organisationsnivå. Genom effektiv förankring av informationsledning och personalens delaktighet är det möjligt att öka personalens engagemang i utvecklingen av informationsledningen och på så sätt öka organisationens övergripande kompetens.
De datasystem som används kräver utveckling
Respondenterna rapporterar flera observationer om de datasystem som används idag och om informationens användbarhet. Datasystemen beskrevs som besvärliga och de upplevdes inte motsvara tillgångskraven till nuvarande informationsbehov.
”Man upplever att informationen är spridd i flera olika system som inte diskuterar sinsemellan. Till följd av detta kombineras informationen manuellt för att sammanställa en enhetlig rapport. Man berättar att detta manuella arbete tar mycket tid och ökar risken för mänskliga misstag”, förklarar Niiniviita.
Man har observerat att kvaliteten på informationen försämras till följd av det manuella arbetet och detta försvåra informationens användbarhet som stöd för beslutsfattande och ledning. Med tanke på beslutsfattandet och ledningen upplevdes också eftersläpningen av informationen som en utmaning och därmed förhindras förutseende och snabba reaktioner på förändringar i verksamhetsmiljön.
Samarbete mellan olika aktörer ses som en lösning för att utveckla informationsledningen och öka kompetensen
I enkätresultaten konstaterade välfärdsområdenas representanter starkt med en röst att utbyte av god praxis och kompetens samt ett starkt samarbete mellan olika aktörer möjliggör utveckling av informationsledningen.
”Välfärdsområdena efterlyste både regionalt och nationellt samarbete. Det är viktigt att garantera alla välfärdsområden lika möjligheter till utveckling oberoende av variationen i regionernas kompetenser eller det nuvarande sättet att organisera sig”, berättar Nuutinen.
I organisationerna har man identifierat aktörernas okunskap om varandras arbeten. Det är viktigt att öka samarbetet mellan olika aktörer. Likaså är det av största vikt att man hittar en gemensam vision och vilja för att utvecklingsarbetet ska lyckas. Utvecklingsåtgärdernas enhetlighet mellan olika aktörer upplevdes också som betydelsefull. Det är klart att arbetet med att utveckla välfärdsområdena systematiskt bör gå i samma, önskad riktning för att undvika 22 olika lösningar.
Enkät för att öppna diskussionskontakten
Enkäten har öppnat diskussionskontakten på ett ömsesidigt sätt och byggt upp samarbetet mellan välfärdsområdena och DigiFinland. Kartläggningen öppnade konkret välfärdsområdenas vardag och utvecklingen av kunskapsledningen.
”Välfärdsområdena gjorde en stor insats i genomförandet av enkäten enligt utvärderingsmodellen. Regionerna förpliktade sig till det gemensamma arbetet och det var ett nöje att vara med och stöda genomförandet av enkäten. Samarbetet med välfärdsområdena var smidigt och givande. Det var också givande att se hur resultaten från enkäten stödde flera välfärdsområden i beredningen av utvecklingsplanen för informationsledning”, gläder sig Elina Välikangas, projektchef för Virta-projektet.
Bekanta dig med sammanfattningen av enkätresultaten (på finska) >
Utvärderingsmodellenkäten om informationsledning är ett verktyg som skapades under den senaste regeringsperioden som uppdrag av SHM i samarbete mellan Nordic Healthcare Group Oy (NHG), konsultbyrån för regional utveckling MDI samt Helsingfors och Tammerfors universitet. Materialet i utvärderingsmodellenkäten för informationsledning finns här >