Den nya effektivitetsutredningen av Omaolo avslöjar den digitala tjänstens potential

Effektivitetsutredningen av Omaolo som publicerades i november 2023 visar att den digitala tjänsten kan spara vårdarnas arbetstid avsevärt. Undersökningen visade att de mest effektiva symtombedömningarna var symtombedömningar vid misstanke om urinvägsinfektion och könssjukdom, med hjälp av vilka vårdprocessen i hög grad kan digitaliseras. De mest intressanta resultaten i utredningen gällde hur de digitala tjänsterna hade införts i de regionala klienthandledningsprocesserna. I bästa fall kunde patienter med besvär hänvisas direkt till rätt yrkesperson, utan extra sjukskötar- eller läkarbesök.

Den nya utredningen avslöjar att Omaolo kan ha en mycket stor effektiviseringspotential om områdets processer är i skick. Detta innebär att man i områdena vågar avstå från gamla verksamhetssätt och vågar digitalisera hela vårdvägen. Därtill måste klienten hitta tjänsten för att den ska nå flera användare. Möjligheten att få betydande besparingar är verklig.

Effekterna av tjänsten Omaolo undersöktes i fyra olika välfärdsområden (Egentliga Tavastland, Birkaland, Päijänne-Tavastland och Södra Karelen). NHG hjälpte genomföra utredningen och DigiFinland Ab var beställare och en av forskarparterna. I utredningen granskades användaruppgifterna för symtombedömningarna i Omaolo 2021–2022, med undantag av bedömningen av coronasymtom, som var en produkt för undantagstiden.

Utredningen producerade unik information och fungerar som startskott för en effektivitetsbaserad utveckling
I effektivitetsutredningen av Omaolo granskades effektiviteten av utvalda Omaolo-symtombedömningar ur tre perspektiv: experternas och vårdpersonalens upplevelser, klientupplevelsen samt en kvantitativ granskning. I den sistnämnda jämfördes effektiviteten av tjänsten Omaolo med effektiviteten av telefontjänsten.

I effektivitetsutredningen av Omaolo samlade man in och analyserade unik information om effektivitet både i anslutning till Omaolo och andra servicekanaler för klienthandledning (telefontjänst, annan kontakt). Utöver expertintervjuerna och enkäten om klientupplevelsen genomfördes en omfattande informationsextraktion för att få strukturerad information om hur klienterna de facto hänvisas i klienthandledningen, hur ofta man kontaktar dem samt hur och var klienterna hamnar med sina ärenden. Resultaten från denna kvantitativa analys är unika i Finland och fungerar som startskott för effektivitetsbaserad utveckling av (digitala) tjänster inom klienthandledning och klientrådgivning.

Förhandsuppgifter i Omaolo frigör tid för att möta patienten och koncentrera sig på effektiv vård
I utredningens expert- och vårdintervjuer betonades att förhandsuppgifter av jämn kvalitet som samlas in i Omaolo frigör tid för att möta patienten och koncentrera sig på effektiv vård. Även Omaolos tillgänglighet oberoende av tid och plats samt att tjänsten erbjuder en kontaktkanal med låg tröskel i känsliga (såsom könssjukdomar) ärenden fick beröm. Omaolo upplevdes som en mycket potentiell, effektivitetsfrämjande tjänst, vars fördelar dock ännu inte helt har konkretiserats bl.a. på grund av små användningsvolymer och den låga digitala mognadsgraden i området.

Effektivitetsutredningen av Omaolo visar att tjänsten kan spara vårdarnas arbetstid avsevärt. Undersökningen visade att de mest effektiva symtombedömningarna var symtombedömningar vid misstanke om urinvägsinfektion och könssjukdom. I ett område där tjänsten Omaolo har införts som en del av områdenas verksamhet kunde man med symtombedömningen spara tiotals euro per kontakt. I ett område avgjordes till exempel ärendet för patienter som fyllt i symtombedömningen av misstanke om urinvägsinfektion 0,8 timmar snabbare än för personer som uträttat samma ärende via telefontjänsten. Utöver dessa ökar egenvårdsanvisningarnas stora potential effektiviteten. De mest kostnadseffektiva ärenden är sådana som aldrig ens sköts av vårdpersonalen, utan som kan skötas säkert och effektivt med en medicinteknisk produkt med hjälp av egenvårdsanvisningar.

De bästa resultaten uppnås när de digitala tjänsterna framgångsrikt införs i de regionala klienthandledningsprocesserna.

Enbart en digital tjänst ger inte effektivitet, utan i bakgrunden behövs fungerande processer. I bästa fall kan man med hjälp av den digitala tjänsten erbjuda en snabbare, smidigare och mer kostnadseffektiv tjänst. Detta förutsätter dock att de digitala kanalerna har införts i områdets verksamhet och processer. Risken är att de digitala processerna klistras på den gamla verksamheten och i värsta fall måste vårdpersonalen utföra dubbelt arbete och klienten får en dålig serviceupplevelse. Digitala tjänster är inte metervara, utan ibruktagandet av dem förutsätter en bred syn på området, ledningens engagemang och kontinuerlig processutvärdering och processutveckling.

De mest intressanta resultaten i utredningen gällde hur de digitala tjänsterna hade införts i de regionala klienthandledningsprocesserna samt hur det ovan nämnda syntes bland annat i antalet kontakter och kontakternas natur. Till exempel syntes effekten av direktmottagningen inom fysioterapi som integrerats i klienthandledningsprocessen i resultaten från ett utredningsområde: patienter med lindriga muskel- och skelettsjukdomar i området slapp mycket sannolikt direkt till den rätta yrkespersonen, utan extra sjukskötar- eller läkarbesök. Effektiva hänvisningar direkt till rätt yrkesperson upplevs som effektiva. Vid besvär i stöd- och rörelseorganen kan man till exempel med hjälp av Omaolo hänvisa klienten direkt till fysioterapeutens mottagning. På så sätt ger processen besparingar när ett extra, vanligtvis vårdardrivet steg faller bort.

Å andra sidan observerades i flera områden betydligt fler telefonkontakter bland dem som tagit kontakt via den digitala tjänsten (vs. klienter som tagit kontakt via telefontjänsten). Detta fynd tyder på att digitaliseringen av processerna delvis eller helt är på hälften. Bristfälligt digitaliserade processer kan leda till att resursanvändningen inte är optimal, när digitalisering klistras på den traditionella telefontjänsten utan att processen granskas som en helhet. Detta kan anses vara ett av de huvudsakliga fynden i utredningen.

Resultaten av jämförelserna hade områdesspecifika skillnader och i fråga om vissa enskilda symtombedömningar även betydande osäkerhet på grund av informationsextraktionen, ändringar i anteckningen på grund av coronapandemin och omständigheter i anslutning till registerkvaliteten. Även användningsvolymerna i Omaolo var ställvis ganska små, vilket påverkade tillförlitligheten i den kvantitativa analysen. Utifrån resultaten kan man dock ganska tillförlitligt konstatera att Omaolos symtombedömningar av misstanke om urinvägsinfektion och könssjukdom är mer effektiva i optimalt digitaliserade processer än i telefontjänsten. Skillnaderna mellan områdena var dock stora, till och med mellan samma symtombedömningar, vilket stöder slutsatsen att symtombedömningarnas effektivitet har en stark koppling till de regionala processerna.

I Egentliga Tavastland upplevde man utredningens resultat som mycket nyttiga
Tjänsten Omaolos effektivitet undersöktes i fyra olika välfärdsområden. Ett av områdena var Egentliga Tavastland, där utredningens resultat upplevdes som mycket nyttiga.
Effektivitetsutredningen visade på ett bra sätt att vi i Egentliga Tavastland fortfarande har mycket outnyttjad potential i användningen av Omaolo. Coronaåren och organiseringen av välfärdsområdet bromsade upp förankringen av Omaolos digitala processer. Vi hittade nu flera konkreta utvecklingsobjekt, bl.a. i att sammankoppla tidsbokningsmöjligheterna och förbättra vårdpersonalens arbetsprocesser, konstaterar Ilona Rönkkö, projektchef i Egentliga Tavastland.
Utvecklingen av processerna har varit ett av utvecklingsobjekten i Egentliga Tavastland. Utredningens resultat stärker arbetets nödvändighet.

I och med välfärdsområdet har vi fått helt nya möjligheter att effektivisera de digitala processerna bl.a. i och med centraliserade enheter som verkar digitalt. Projektet med en digital social- och hälsocentral som inleds i välfärdsområdet kommer att svara på det stödbehov som Omaolo och andra digitala tjänster behöver i sina funktionella förändringsprocesser. Det är särskilt viktigt att vi integrerar Omaolo djupare i klienthandledningen, tillägger Rönkkö.
Resultaten är intressanta och nödvändiga även med tanke på den kritiska ekonomiska situationen i områdena.

I och med effektivitetsundersökningen är det också uppenbart att det är avgörande att snabbt omsätta effektivitetspotentialen i praktiken, både på grund av den minskande vårdpersonalen och välfärdsområdets kritiska ekonomiska situation. Allt utvecklingsarbete ska leda till verksamhetsförändringar som ökar produktiviteten i vardagen snabbare än någonsin. Tiden för traditionella megaprojekt är förbi, sammanfattar Toni Suihko, dataadministrationschef i Egentliga Tavastland.

Klienterna är nöjda med Omaolo
I effektivitetsundersökningen undersöktes också slutanvändarnas, dvs. klienternas, erfarenheter av tjänsten. Enkätens resultat var mycket positiva. Majoriteten av respondenterna var mycket nöjda eller nöjda med den service de fick och respondenterna upplevde Omaolo som en nyttig tjänst.

Omaolo erbjuder också användarna trygga egenvårdsanvisningar om deras besvär inte kräver besök hos vårdpersonalen. Antalet egenvårdsanvisningar varierar enligt symtombedömningen. Symtom i ändtarmsöppningen kan man ofta behandla med hjälp av egenvårdsanvisningar och endast en liten del av de som behöver hjälp hänvisas till en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården. Tidigare undersökningar har visat att användarna litar på egenvårdsanvisningarna i Omaolo. Egenvårdsanvisningarna i Omaolo har stor potential när man inom hälso- och sjukvården tryggt och tillförlitligt kan identifiera de personer vars besvär sköts med egenvård. Som medicinteknisk produkt kan Omaolo erbjuda ett effektivt verktyg för patientprioritering.

Tilläggsuppgifter:
Leena Soininen
medicinsk direktör
direktör, digitala tjänster
leena.soininen@digifinland.fi
tfn 050 470 9195