Ibruktagandet av Omaolo börjar från en organisations önskan och beredskap att börja använda Omaolos tjänster. Före ibruktagandet ska organisationen tänka på tjänsternas roll och målsättningar regionalt. När beslutet har fattats kan organisationen inleda ibruktagningsprocessen enligt DigiFinland Oy:s koncept för ibruktagande.
Ibruktagandet delas in i fem skeden:
1. Förhandlingar
Ibruktagandet inleds med inledande förhandlingar. Vid förhandlingsmötena går man igenom kostnadskalkylen för Omaolo och innehållet i samarbetsavtalet. Dessutom betonas betydelsen av regional resursfördelning, ledningens engagemang i tjänsternas ibruktagande och utveckling samt tjänsternas regionala förvaltning och organisering. Flera möten kan ordnas enligt regionens behov.
Grunden för ibruktagandet är en gemensam, konkret bild av hur Omaolo stöder den funktionella förändringen på området. Den regionala servicehelheten ska vara enhetlig och smidig ur invånarens synvinkel.
2. Start
I starten för ibruktagandet ordnas ett möte, där det egentliga ibruktagandet kan börja. Det centrala målet med detta möte är att beskriva organisationens nuläge och utifrån detta fastställa behovet av coachningar. Dessutom går man igenom de viktigaste innehållen i de inledande förhandlingarna vid varje möte och organisationens ledning engageras i ibruktagandet.
Startmötet omfattar:
- Kartläggning av den nuvarande situationen i området
- Definition av utbildningsbehov
- Repetition och klargörande av visionen
- Definition av mål
- Repetition av ledningens engagemang
- Utnämning av ansvarspersoner för ibruktagandet, dvs. en regional hanteringsmodell (organisationens ansvar)
- Planering av ibruktagningsprocessen och tidtabell
3. Coachning och utbildning
Coachningarna innehåller flera workshoppar. Vanligtvis ordnas tre workshoppar, men helheten byggs upp enligt den ibruktagande organisationens behov. Målet är att planera ett individuellt coachningspaket för varje ibruktagande organisation, som innehåller tillräckligt med förändringscoachning och utbildning av användarstöd.
Coachningarnas mål är att ge den ibruktagande organisationen en klar förståelse av Omaolo och dess möjligheter som stöd för regional förändring. Omaolo är inte ”hyllgods”, utan varje ibruktagande organisation utarbetar en individuell plan för användningen av Omaolo och dess möjligheter i regionen. Planens centrala utgångspunkter är patientsäkerhet och en tydlig servicestig för invånaren.
Projektplanen ska också omfatta utvidgning av Omaolos servicehelheter, vilka tjänster som tas i bruk i det första skedet och med vilken tidtabell andra tjänster görs tillgängliga för invånarna. Vill organisationen ta i bruk tjänster som integreras i Omaolo, såsom integrerad tidsbokning? Hur ska utvidgningen och integreringen av tjänsterna få resurser och schemaläggas? För integrationen utarbetas alltid ett separat ibruktagningsprojekt efter att man gått över till produktionsskedet. Men redan i coachningsskedet är det bra att planera inför framtiden och fundera på möjligheterna som Omaolo erbjuder på lång sikt. Den genomsnittliga genomförandetiden för exempelvis integrerad tidsbokning är cirka tre månader efter ibruktagningsprojektets inledande.
Lokala servicehandledningar i Omaolo
Omaolo.fi-tjänsterna ger invånarna handlingsrekommendationer som kan delas upp i egenvård, icke-brådskande eller brådskande kontakt med hälso- och sjukvårdspersonal. Handlingsrekommendationen är alltid nationellt enhetlig, men hur processen framskrider kan planeras av varje område separat.
Med uppbyggande av lokala serviceanvisningar avses hur området i fråga styr invånaren utifrån nationellt enhetliga handlingsrekommendationer. Om den nationella handlingsrekommendationen till exempel är att du inom ett dygn söka dig till en vårdmottagning, fastställer de lokala serviceanvisningarna vart personen styrs på olika veckodagar och vid olika klockslag. I praktiken innebär detta att man för varje handlingsrekommendation som fås från Omaolo fastställer ett lokalt genomförandesätt, dvs. en lokal serviceanvisning.
Serviceanvisningen bygger på de förnyade klientprocesserna som beskrivs i samband med coachningen inför den funktionella förändringen. Målet är att invånaren styrs så smidigt som möjligt till rätt sorts hjälp eller stöd, t.ex. att man utifrån symtombedömningens handlingsrekommendation kan boka en tid direkt i Omaolo.
Det krävs arbete för att fundera på de lokala anvisningarna, men samtidigt stöder de processen för funktionell förändring utmärkt. Senast i det skedet kommer alla de aktörer som krävs för ett lyckat ibruktagande att delta i processen på ett naturligt sätt. I bästa fall leder tanken på lokal anvisning också till ett nytt slags multiprofessionellt samarbete. Välgjorda lokala anvisningar hjälper också vårdpersonalen, som med hjälp av Omaolo-tjänsten kan handleda klienter utan att en läkare till exempel behöver känna till socialservicen i detalj. Varje organisation får själv fastställa de lokala anvisningarna, men från andra regioner finns det gott om god praxis och färdigt material tillgängliga som modell.
Organisationen som tar i bruk Omaolo ansvarar alltid för de egna lokala serviceanvisningarna och därför förutsätter ibruktagandet av Omaolo att området under tjänstens hela livscykel har en utbildad huvudanvändare som har tillräckligt med arbetstid reserverad för uppgiften. Serviceanvisningen ska följa de internationella behandlingsrekommendationerna och användningsändamålen för den medicintekniska produkten.
Det ordnas en separat serviceanvisningsworkshop för servicehandledningarna, i vilken åtminstone de utnämnda huvudanvändarna ska delta. I serviceanvisningsworkshoppen bygger organisationen upp de första lokala serviceanvisningarna i den utvalda symtombedömningen med stöd av DigiFinland Oy:s experter.
Förutom förberedelserna går organisationens huvudanvändare en nätutbildning avsedd för huvudanvändare. Denna nätutbildning är obligatorisk för alla personer som arbetar som huvudanvändare. Under nätutbildningen får huvudanvändarna nödvändiga uppgifter och anvisningar för Omaolo som medicinteknisk produkt, och information om de verktyg som används, samt om processerna och stödtjänsterna för användningen.
Utbildning av vårdpersonal
I coachningsskedet ska organisationen också planera utbildningen för vårdpersonal som använder Omaolo i sitt arbete. Social- och hälsovårdspersonalen har en nyckelroll i förankringen av tjänsten och anvisning av invånarna. Det är alltså viktigt att göra dem till förespråkare för Omaolo! DigiFinland Oy erbjuder ett färdigt koncept för att utbilda vårdpersonal som innehåller en webbutbildning och färdiga presentationsunderlag som den ibruktagande organisationen kan komplettera. Organisationen ansvarar alltid själv för att utbilda vårdpersonal så att de kan använda den medicintekniska produkten säkert och korrekt. Vårdpersonalen ska reserveras tillräckligt med arbetstid för inskolningen. Det lönar sig alltså att börja coacha och utbilda dem i god tid före övergången till produktionen.
Kommunikation som en del av ibruktagandet
I digitaliseringen omfattas både personal och klienter av effekterna, och det behövs både intern och extern kommunikation om förändringen. I ibruktagningsskedet ligger tyngdpunkten i kommunikationen på den interna kommunikationen. Det är viktigt att säkerställa att alla berörda parter är medvetna om vad som görs, vad som eftersträvas och varför, och hur den kommande förändringen påverkar allas vardag. Förändringarna i processerna måste i själva verket genomföras separat i alla arbetsgemenskaper. God praxis sprids inte av sig själv ens inom samma organisation. Denna förändring underlättas om alla redan från början är medvetna om de kommande förändringarna.
Under ibruktagandet planeras den regionala lanseringen samt kommunikationen och marknadsföringen för produktionsskedet också för externa målgrupper. DigiFinland erbjuder gemensamma nationella kommunikationsmaterial för intern och extern kommunikation. Dessutom samordnas åtgärder inom den externa kommunikationen nationellt så att meddelandena är enhetliga och målen uppnås effektivt.
Coachningsskedet omfattar:
- Workshop 1–4
- Stödkliniker gällande serviceanvisningar
- Huvudanvändarutbildning
- Regional utbildning av vårdpersonal (organisationens ansvar)
- Planering och genomförande av intern och extern kommunikation (organisationens ansvar)
4. Produktion
Före man går över till produktion ska organisationen göra egna lokala serviceanvisningar. Implementeringen kan inledas med en tjänstehelhet åt gången (symtombedömning, servicebedömning, formulär för förhandsbedömning av regelbunden hälsokontroll, hälsokontroll) eller till och med en symtombedömning åt gången. Alla tjänstehelheter i Omaolo bör inte tas i bruk samtidigt, utan på ett planerat sätt som utvecklats utifrån responsen.
Organisationens serviceanvisningar förs alltid först till en testmiljö, där huvudanvändarna kontrollerar dem och säkerställer att de planerade handledningarna stöder den regionala processen och den funktionella förändringen. I det här skedet kan anvisningarna ännu ändras och uppdateras om det konstateras att servicestigen inte är ändamålsenlig ur invånarens och/eller vårdpersonalens synvinkel. Före man går över till testmiljön säkerställer man att de lokala serviceanvisningarna uppfyller kraven för den medicintekniska produkten tillsammans med ibruktagandets och användarstödets experter.
Före den egentliga avgörande stunden går man inom organisationen igenom minneslistan för övergången till produktionen och kontrollerar att alla skeden i ibruktagandet har genomgåtts, avtalen har undertecknats, den regionala hanteringsmodellen fungerar och man kan ge tillstånd för att inleda produktion. Huvudanvändaren gör en begäran om övergång till produktion till användarstödets experter. Dessutom kommer man överens om ibruktagandets uppföljnings- och avslutningsmöten.
Skedet för övergången till produktion omfattar:
- Uppbyggnad av lokala serviceanvisningar (organisationens ansvar)
- Motivering, coachning och utbildning av vårdpersonal (organisationens ansvar)
- Planering och schemaläggning av övergången till produktion
- Utarbetande av en regional kommunikationsplan (organisationens ansvar)
- Kontroll av avtalens aktualitet
- Granskning av förvaltningsmodellens funktionalitet
- Överenskommelse om uppföljnings- och avslutningsmöten för ibruktagandet
- Val av och uppföljning av produktionsindikatorer
Efter övergången till produktion får organisationen stöd av användarstödets experter vid DigiFinland Oy. Användarstödets experter betjänar organisationens ansvarspersoner vardagar kl. 8–16.
Omaolos användarstöd omfattar:
- Rådgivning och handledning för huvudanvändare
- Uppdatering av lokala servicehandledningar
- Uppdatering av yrkespersoners användarrättigheter
- Nödvändiga repetitions- och vidareutbildningar för huvudanvändare
- Stöd för analys
- Produktionsstöd vid fel och störningar
5. Nationell utveckling och samarbete
Efter övergången till produktion deltar organisationerna i Omaolos utveckling. För Omaolos nyckelpersoner ordnas regelbundna möten, där regionerna kan framföra sina egna utvecklingsidéer och önskemål till kännedom och få aktuell information om planerade förändringar och reformer. Omaolo utvecklas enligt principerna för gemensam utveckling och varje ibruktagande organisation har möjlighet att vara med och påverka i vilken riktning tjänsten utvecklas nationellt. Personerna som organisationerna utser deltar aktivt i godkännandetestningen av nya versioner och för en öppen dialog med DigiFinland Oy:s experter.
Den nationella utvecklingen och samarbetet omfattar:
- Regelbundna möten med DigiFinland Oy:s experter och leverantörer
- Deltagande i godkännandetestning
- Gemensam utveckling
- Olika utbildningar och nätverksmöten
Organisationen ska alltså se till att Omaolos ansvarspersoner har reserverats tillräckligt med arbetstid för tjänstens hela livscykel. I och med detta kan de regionala tjänsterna utvecklas organiskt när miljön och samhället förändras; lokala servicehandledningar uppdateras och nya innehåll som motsvarar regionala behov skapas i Omaolo. Omaolo är inte bara en elektronisk tjänst, den är ett föränderligt och levande ekosystem.
Välkommen till Omaolo!