Den centrala principen när man inför Omaolo är att nyttan uppnås genom att ändra på verksamheten och inte enbart genom att ta i bruk en ny digital tjänst. Utgångspunkten är alltså utveckling av verksamheten, verksamhetsmodellerna och processerna i organisationen. Såväl forskningsdata som Finansministeriets digitaliseringsprinciper (https://vm.fi/sv/digitaliseringsprinciperna) stöder detta tillvägagångssätt.
I internationella undersökningar har man identifierat god praxis som anknyter till lyckat ibruktagande av elektroniska tjänster:
- Kommunikation: Ju mer information yrkespersoner får om den nya tjänsten, desto mer stöder de tjänsten. Det är särskilt viktigt att informera om den nya tjänstens mål och nyttan med den.
- Ledningens stöd och resurser: Ibruktagandet av elektroniska tjänster kan inte ske helt vid sidan om det egna arbetet, utan man behöver ett separat projekt för ibruktagandet och en ansvarig arbetsgrupp. Det är viktigt att också ge yrkespersoner utanför arbetsgruppen möjlighet att delta i ibruktagandet av den nya tjänsten redan i planeringsskedet.
- Respons: Man bör samla respons under processen och ge svar på personalens rädslor och funderingar på ett förutseende sätt.
- Utbildning: Yrkespersoner behöver utbildning och stöd för att ta i bruk tjänsten och använda den i vardagen. Yrkesutbildade personer är ofta upptagna i sitt dagliga arbete, så tidpunkten för ibruktagandet bör planeras omsorgsfullt. Mest har de yrkesutbildade önskat stöd i rätt arbetsmiljö, klassrumsutbildningar fungerar inte lika bra.
- Separat utbildade föregångare: Digitala agenter har bevisligen fungerat väldigt bra som inspirations- och stödpersoner för yrkesutbildade personer.
- Pilotprojekt: En modell som visat sig vara fungerande har varit att först genomföra ett pilotprojekt i liten skala med hjälp av indikatorer och följa upp hur det nya arbetsredskapet påverkar verksamheten och hur väl man kan ta det i bruk i hela organisationen.
Vi rekommenderar att organisationen som tar i bruk Omaolo-tjänsten börjar med att utveckla en digital strategi för organisationen, om det ännu inte har gjorts. Som en del av strategin fastställs mätbara och schemalagda nyttomål. Nyttan ska definieras enligt klient, kvalitet, personal och ekonomi. Endast tekniskt ibruktagande är inte en egentlig nytta. Det centrala är bl.a. att se vilken roll Omaolo-tjänsten har som en del av invånarens servicehelhet och vilka nyttor som eftersträvas, särskilt ur invånarens perspektiv.
I fråga om Omaolo-tjänsten har man planerat att uppnå nyttor åtminstone inom följande områden:
- hälso- och välfärdsnytta
- förbättrad produktivitet
- kundnöjdhet och smidighet i personalens arbete
Nyttomålen bör helst göras lite för utmanande, medan man samtidigt säkerställer s.k. ”snabbvinster” (delmål) som motiverar till fortsatt utvecklingsarbete. Ibruktagandet av elektroniska tjänster förutsätter alltid en viss standardisering av verksamhetssätt och processer, men de verkliga nyttorna förverkligas sällan ”av sig själva”. Det behövs alltså kontinuerlig granskning av processen, och vid behov en kursändring om något nytt verksamhetssätt som planerats inte fungerar som förväntat.