Inom projektet Elektronisk arkivering har en utvärderingsram färdigställts – pilotprojekt med Soite
Det nationella och koordinerande projektet Elektronisk arkivering stöder och handleder områden som utför arkivering av gamla uppgifter i valet av högklassiga och kostnadseffektiva lösningar för arkivering av gamla uppgifter. Inom projektet Elektronisk arkivering har en utvärderingsram för gamla social- och hälsovårdsuppgifter färdigställts, SoteArkki. Utvärderingsramen utvecklades och pilottestades tillsammans med Mellersta Österbottens social- och hälsovårdssamkommun Soite. Nordic Healthcare Group (NHG) har varit samarbetspartner i utvecklingen av utvärderingsramen.
Utvärderingsram som stöd för beslutsfattande i anslutning till arkivering
I områdena finns det många system som innehåller gamla social- och hälsovårdsuppgifter och som inte används aktivt och som medför kostnader för underhållet. Dessutom kan det vara svårt att utnyttja uppgifterna i dem och förvaringen av uppgifterna är också förenad med risker. Med hjälp av utvärderingsramen kan regionerna kartlägga systemfältet i sina gamla social- och hälsovårdssystem och samla information om nyttan med det material som systemen innehåller samt om underhållskostnaderna och riskerna. Utifrån utvärderingen som gjorts i utvärderingsramen kan systemen systematiskt jämföras sinsemellan och prioriteras i arkiveringen.
”Utan närmare information om de gamla systemen är det svårt att fatta beslut i anslutning till arkiveringen och beslutsfattandet baserar sig lätt på antaganden om systemen. Utvärderingsramen för gamla social- och hälsovårdsuppgifter är ett verktyg som möjliggör en strukturerad utvärdering och jämförelse av materialet i de gamla systemen som stöd för beslutsfattandet i anslutning till arkiveringen”, berättar projektchef Heini Rauhamaa vid NHG.
”Till exempel kan man som slutresultat av utvärderingen identifiera system med höga underhållskostnader eller betydande risker i anslutning till underhållet och därmed prioritera arkiveringen av uppgifterna i dessa system och avvecklingen av de gamla systemen. Utifrån utvärderingen som gjorts med hjälp av utvärderingsramen kan områdena alltså fatta beslut om arkivering utifrån information”, berättar Rauhamaa.
Utvärderingsramen har testats tillsammans med Soite
Utvärderingsramen har testats i praktiken tillsammans med Soite via ett gemensamt pilotprojekt. I pilotprojektet arkiveras uppgifterna i Soites planerade gamla informationssystem för social- och hälsovården i FPA:s arkiv för gamla patientuppgifter.
”Vi har fått vara med och hjälpa till att utveckla utvärderingsramen och testa den i våra egna system, där vi har planerat och funderat på överföringen av uppgifterna till det elektroniska arkivet. I och med utvärderingarna fick vi god hjälp i våra funderingar och planer för framtida arkivering”, berättar Soites arkivsekreterare Pia Ahlskog.
DigiFinlands och Soites samarbete kring pilotprojektet fortsätter tätt under 2021.
”I och med pilotprojektet har vi erbjudits en möjlighet att vara med i utvecklingens frontlinje”, berättar Ahlskog.
”Pilotprojektet lyfter fram behoven, erfarenheterna och utvecklingspunkterna i området. Utifrån dessa utvecklar DigiFinland konceptet för en kontinuerlig tjänst för elektronisk arkivering så att det motsvarar dessa behov”, berättar Laura Välkkilä, projektchef för DigiFinlands projekt Elektronisk arkivering.
Utvärderingsramen och planerna för fortsatt utnyttjande av den finslipas. Utvärderingsramen kommer att utnyttjas nationellt av områdena efter att de ändringar som gjorts på basis av preciseringarna i pilotprojektet blivit klara.