Bloggar: Dialog som grundar sig på ett arbetsprov i upphandlingsprocessen lyfte fram sakkunskapen

Hösten 2020 ordnade DigiFinland en offentlig konkurrensutsättning med målet att hitta ett sakkunnigt team för användbarhetstestning för digitala produkter och tjänster. Vi valde ett påskyndat selektivt upphandlingsförfarande för konkurrensutsättningen. Upphandlingsannonsen om konkurrensutsättningen publicerades 25.9.2020 och upphandlingsbeslutet publicerades 20.10.2020. Uppställandet av målen för konkurrensutsättningen bereddes omsorgsfullt, men själva upphandlingsprocessen skedde smidigt under en månad. Trots tidtabellen ville vi säkerställa att teamet passar just våra behov och bedöma lämpligheten i praktiken.

Upphandlingen genomfördes i två steg. Under upphandlingens första omgång begärdes skriftliga anbud av de parter som deltog i upphandlingen, där uppmärksamhet fästes vid leverantörernas referenser. Minst en femtedel förväntades ansluta sig till social- och hälsovårdssystemen. Man fick tilläggspoäng om leverantören hade erfarenhet av utveckling av medicintekniska produkter. Dessutom måste leverantören kunna erbjuda ett fyra personers team för användbarhetstestet.

Utifrån anbuden bjöds sammanlagt fyra av de bästa leverantörerna in i upphandlingens andra del, dvs. arbetsprovet. Eftersom referenserna avgjorde valde man ut olika aktörer med olika bakgrund, till exempel stora och små aktörer. I den här bloggen berättar vi hur det var att ordna ett arbetsprov som en del av upphandlingen av teamet för användbarhetstestning.

Vid testningen av arbetsprovet skapades en så realistisk situation som möjligt

I den andra delen av teamet för användbarhetstestning, dvs. arbetsprovet, ordnade vi en testsituation där alla fyra leverantörer som deltog i konkurrensutsättningen deltog i tur och ordning. Deltagarna, dvs. leverantörernas sakkunniga, fick uppdraget några dagar före sin egen testning. Teamen bedömdes i arbetsprovet med hjälp av följande kriterier:

• ärendehantering av användbarhetstestning och gruppens verksamhet
• planering av testfall
• facilitering av testerna
• rapportering av resultaten

Man strävade efter att planera testsituationen så bra som möjligt för att få tillräcklig information om situationen för den slutliga analysen. Man ville också skapa en så autentisk situation som möjligt. Testsituationen skedde virtuellt via Teams, eftersom testteamen även i fortsättningen förväntas ha förmåga att hantera alla testprocesser med hjälp av distansmetoder. Till testperson för tjänsten som testas för DigiFinlands del valdes en på förhand okänd person.

Vi märkte att testsituationen med ett enkelt manuskript fungerade bra. Arbetsprovet, det vill säga utvärderingen av teamet med fyra sakkunniga, tog två och en halv timme. Teamen var mycket väl förberedda för arbetsprovet. Till exempel hade ett team övat på att använda både finska, svenska och engelska vid testtillfället. ”Vi tyckte att arbetsprovet var välorganiserat och att tillställningen var trevlig och avslappnad. Det fanns inte mycket tid, men yrkesskickligheten kan komma fram starkare när det inte finns för mycket tid att förbereda sig”, kommenterar en deltagare.

Arbetsprovet gjorde det möjligt att se sakkunskapen i praktiken

Målet med upphandlingen var att hitta lämplig sakkunskap för arbetet. Arbetsprovet erbjöd möjlighet att uppleva sakkunnigas arbete i praktiken – inte bara på papper eller i meritförteckningar, utan i äkta dialog med sakkunniga. Genom arbetsprovet fick vi mycket information om hur varje team fungerar i testsituationen och hurdant samarbetet är.
De fyra företag som valts ut för arbetsprovet var mycket olika sinsemellan, och det är möjligt att upphandlingens slutresultat hade kunnat vara helt olika utan ett upphandlingsförfarande i två steg. Arbetsprovet gjorde det möjligt för oss att personligen träffa och testa de sakkunniga som vi kommer att arbeta med i fortsättningen.

Den nya processen lärde att uppskatta dialogen mellan yrkesutbildade personer

Ordnandet av arbetsprovet gav oss mångsidiga nya perspektiv på DigiFinland. Planeringen och ordnandet av arbetsprovet fick deltagarna att fundera över testarbetets praxis ur olika synvinklar. Glädjande var också det att man vid ordnandet av konkurrensutsättningen kunde samarbeta på många sätt såväl inom DigiFinland som mellan substansen och upphandlingsavdelningen samt med olika leverantörer. Processen som bygger på dialog mellan sakkunniga hjälpte oss att hitta rätt team för användbarhetstester och alla parter lär sig nytt.

Författare

Hanna Heikkonen
Produktägare

Anssi Virtanen
Upphandlingsdirektör

Genom vårt arbete får vi främja människocentrerade och jämlika digitala tjänster i Finland. Vi vill göra vardagen smidigare för alla invånare och yrkesutbildade inom den offentliga sektorn.