1.7. Anvisningar för digital interaktion 

En stor del av vår dagliga kommunikation sker med hjälp av teknologi. Digital kommunikation har blivit ett sätt att tala, lyssna och interagera. Kommunikation i en virtuell miljö är en egen konstform med sina egna särdrag. Kommunikationen blir mer komplicerad när den flyttar från en naturlig miljö till den virtuella världen. 

I digital interaktion saknas de icke-verbala kommunikationsmedel som är naturliga för människor: gester, tonfall, ansiktsuttryck och annan icke-verbal kommunikation. Då saknar vi de kontextuella faktorer som finns i en ansikte-mot-ansikte-interaktion, vilka hjälper oss att välja vad och hur vi säger något. Vi ser inte längre direkt hur vår kommunikation påverkar andra. Digital och elektronisk kommunikation är benägna att missförstås, och samarbetet är inte lika effektivt som ansikte mot ansikte. Ironi, sarkasm och dolda betydelser passar särskilt dåligt för nätbaserad kommunikation. 

Det är värt att komma ihåg att känslomässig information överförs mycket sämre i nätbaserad interaktion än ansikte mot ansikte. Nätbaserad kommunikation utesluter mycket av den information som vi behöver för att förstå andra på djupet. 

1. Allmänna anvisningar 

• Förstå dina verktyg. Det är viktigt att känna till möjligheterna och begränsningarna med de verktyg du använder för kommunikation. Att läsa bruksanvisningar och lära sig använda dem är de första stegen för att kunna använda kommunikationsmedel på ett effektivt och smidigt sätt. 

• Behåll en professionell ton i alla meddelanden. 

• Håll dina meddelanden koncisa och korta. Var dock varm och artig i din kommunikation.  

• Välj dina ord noggrant. Ett skrivet meddelande innehåller alltid en möjlighet till missförstånd. Känslomässiga meddelanden överförs särskilt dåligt.  

• Svara på meddelanden lugnt. Kontrollera stavningen och läs igenom meddelandet noggrant. På så sätt undviker du felskrivningar och minimerar risken för missförstånd. Kontrollera också mottagarna noggrant och se till att ditt meddelande går till rätt person eller målgrupp.  

• Sträva efter att formulera dina meddelanden enhetligt och noggrant. Behåll samma ton och tilltal genom hela meddelandet.  

• Hantera alla centrala frågor i samma meddelande. På så sätt undviker du att meddelanden studsar fram och tillbaka. Försök att svara på alla frågor i ett och samma meddelande. Undvik att berätta dåliga nyheter i meddelandet. Dåliga nyheter bör berättas ansikte mot ansikte eller via telefon. Om ärendet kräver diskussion är det också lättare att ha den ansikte mot ansikte eller via telefon. Meddelanden passar för att förmedla neutral information, men inte för diskussion.  

2.  Att skriva ett meddelande 

• ANVÄND INTE STORA BOKSTÄVER, eftersom de tolkas som skrikande. Var också försiktig med utropstecken.  

• Använd inte fler än ett frågetecken, eftersom deras ton ofta tolkas som krävande.  

• Använd inte smileys, slangord eller förkortningar. Skriv orden fullständigt och anta inte att mottagaren känner till och förstår samma förkortningar. Var särskilt noggrann med yrkesspråk, termer och förkortningar och använd korrekt standardspråk. 

• Oavsett kommunikationsmedel, var alltid artig och avsluta ditt meddelande med en kort avslutningsfras så att mottagaren kan tolka meddelandet eller kommunikationen som avslutad. 

3. Att ta emot ett meddelande 

• När du läser ett meddelande, tolka inte mellan raderna. Meddelanden som ofta verkar kalla, undvikande och negativa är inte avsedda att vara sådana. Om meddelandet lämnade dig osäker, kan du försöka nå avsändaren och klargöra saken genom att diskutera via telefon eller ansikte mot ansikte. 

• Lyssna och lär. Att lyssna är mer än hälften av effektiv och framgångsrik kommunikation. När du är i digital interaktion, fokusera på att lyssna.  

• Ge andra utrymme och tid att uttrycka sig ostört och tillåt detta också för dig själv. Försök därför inte göra flera saker samtidigt. Effektiv kommunikation kräver koncentration och fokusering av uppmärksamhet. 

---

 Se alltid till att kunden får tillräckliga instruktioner för sina Omaolo-ärenden. Särskilt vid avslutning av ärenden och överföringar är det viktigt att kunden har entydiga instruktioner. Läs mer: Kommunikation med kunden 

---

Kort sagt:  

---

Källor och mer information:  

Kotimaisten kielten keskus. N.d. Kirjoittajan huoneentaulu virkakielen parantamiseksi. https://www.kotus.fi/files/6922/Kirjoittajan_huoneentaulu_virkakielen_parantamiseksi.pdf 

OAMK. 2017. Verkko-ohjaaja. Opas ohjaukseen sekä tieto- ja neuvontatyöhön verkossa. ePooki 38/2017. https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/135733/ePooki%2038_2017.pdf?sequence=1&isAllowed=y 

Poutanen, P. 2013. Ymmärretäänkö sanomasi? Vinkkejä siihen, kuinka voi välttää väärinkäsitykset verkossa. Blogikirjoitus. Julkaistu 13.5.2013. https://organisaatioviestinta.com/2013/05/13/ymmarretaanko-sanomasi-vinkkeja-siihen-kuinka-voi-valttaa-vaarinkasitykset-verkossa/ 

Puirava-Hanhela, M., Virta, S., Eerola, T. & Pesola, H. 2008. Sinulle on viesti. Helsinki: Kirjapaja. 

Sokra koordinaatio. 2021. Digivuorovaikutus osallisuuden tukena asiakastyössä. Toimintamalli. https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/digivuorovaikutus-osallisuuden-tukena-asiakastyossa 

Sovelto. N.d. Tunnetieto välittyy huonosti verkossa. Katri Saarikiven haastattelu. http://www.digitaidot.fi/tunnetieto-valittyy-huonosti-verkossa/ 

Valentini, C. 2018. Digitaalinen viestintä: uhka vai itsestäänselvyys? Jyväskylän yliopisto. JYUnity. https://jyunity.fi/ajattelijat/digitaalinen-viestinta-uhka-vai-itsestaanselvyys/ 

Valtioneuvoston kanslia. 2016. Valtion viestintäsuositus. https://vnk.fi/viestintasuositus 

WPS. 2017. A Guide to Effective Communication in Today’s Digital World. https://blog.wps.com/a-guide-to-effective-communication-in-todays-digital-world/