Kartläggning av kommunernas tekniska sektor:
Nyttigt med digital teknologi och digitalt material men ytterligare stöd behövs

I mars-april 2023 genomförde DigiFinland en enkät om de anställdas digitala beredskap för planläggning och bygglov i kommunerna. Enkäten fick svar från hälften av kommunerna i Fastlandsfinland. Enligt resultaten har kommunerna en stor digital potential eftersom de anställda förhåller sig mycket positivt till den digitala teknologi och material som de använder. Digitalt material upplevdes som särskilt nyttigt. Kommunens stöd för till exempel användarstöd och utbildning inom datateknik bedömdes dock vara endast måttligt.

Enligt Jarmo Pulkkinen som utarbetat frågeformuläret har de anställdas digitala färdigheter vid kommunernas tekniska tjänster undersökts i överraskande liten utsträckning på riksnivå, även om man vill främja digitaliseringen både i regeringsprogrammen och i kommunernas strategier. Vid utarbetandet av frågeformuläret har man utnyttjat en kombinerad teori om godkännande och användning av teknologi. I teorin bedöms teknologins nytta, enkelhet, sociala inverkan och det erbjudna stödet. Pulkkinen gör en doktorsavhandling om ämnet vid Lapplands universitets fakultet för samhällsvetenskaper.

Digital teknologi upplevs som nyttig och enkel

”Det centrala resultatet är att de digitala teknologierna som används uppfattas som extremt användbara inom den tekniska sektorn i kommunerna. Enligt undersökningen påverkar detta direkt att teknologierna tas i bruk. Kommunerna har alltså en stor digital potential bland de anställda”, summerar Pulkkinen.

De anställda ombads bedöma nyttan på skalan 1–5. Medelvärdet för den upplevda nyttan av de använda enheterna var i frågeformuläret 4,5, 4,4 för programvaran och hela 4,8 för det digitala datamaterialet. Utöver nyttan upplevde de anställda också att det är lätt att använda digital teknologi (medelvärde 4,1). Programvaran för planläggning upplevde man som svårast att använda (medelvärde 3,7).

”En annan central observation är att kommunernas anställda behöver mer stöd i att utnyttja digital teknologi. När det frågades om en helhetsbedömning av stödet för ibruktagning och det tekniska stödet, utbildningen och den digitala positiva atmosfären var medelvärdet i svaren endast 3,3. Stödbehovet framkom också starkt i de fritt formulerade svaren”, berättar Pulkkinen.

Kommunens invånarantal hade inget betydande samband med de anställdas digitala beredskap. Endast i kommuner med färre än 2 000 invånare var de anställdas digitala beredskap på en klart lägre nivå än i andra kommungrupper. I synnerhet i fråga om bygglov var skillnaderna i kommunernas digitala beredskap relativt små.

Knappa personalresurser inom kommunernas tekniska sektor

Kommuner med färre än 10 000 invånare, som utgör två tredjedelar av kommunerna i Fastlandsfinland, har enligt svaren i genomsnitt endast 0,5–0,6 anställda för planering av områdesanvändning och bygglov. Bristen på tids- och arbetskraftsresurser nämndes i flera öppna svar.

Endast ett fåtal mera avancerade teknologier är i bruk

Planläggning och IFC-modeller i datamodellformat för bygglov utnyttjas i cirka var tionde kommun. De vanligaste digitala enheterna som de anställda använde var smarttelefon (99 %), dator (99 %), surfplatta (27 %) och 3D-skrivare, laserskanner eller annan 3D-teknologiapparat (6 %). Robotik eller automatik används endast av enskilda anställda. Endast en användare av förstärkt verklighet (t.ex. VR- eller AR-glasögon) deltog i enkäten.

Nästan hälften av de som svarade arbetar både på distans och på kontoret. Huvudsakligen arbetar 38 procent på plats och 14 procent på distans. Enligt svaren saknade fyra procent möjlighet till distansarbete. Fyra femtedelar svarade att den använda internetförbindelsen för arbetet är bra eller mycket bra.

I kommunernas planläggning och beviljande av bygglov är materialen huvudsakligen i digitalt format. Till exempel svarade endast 10 procent att arkiveringsmaterialet, såsom bygglovsbeslut eller planmaterial, i regel inte är i digitalt format.

339 anställda från 148 kommuner besvarade enkäten, vilket är ett heltäckande urval av de 293 kommunerna i Fastlandsfinland. De vanligaste arbetsbenämningarna var byggnadsinspektör, planplanerare, planläggningsarkitekt, planläggare, planläggningschef och tillståndssekreterare. Frågorna gällde bland annat enheter, programvara, digitalt material, och datamodellformat som är i användning samt distansarbete. Alla som svarat får ett e-postmeddelande med resultat från sin kommun och en jämförelse med kommuner med samma invånarantal.

Följande instanser kommenterade testversionen av frågeformuläret: Kompetenscentret för digitalt ungdomsarbete, Kajanalands förbund, Kommunförbundet, Kuopio stad, Lapplands universitet, Rava3Pro-projektet, Finlands miljöcentral, Tammerfors universitet, Teknologiska forskningscentralen VTT, Arbetshälsoinstitutet, TIEKE Utvecklingscentralen för informationssamhället, Torneå stad, Arbetshälsoinstitutet och projektet ”Vahva osaaminen osaksi arkeamme”, finansministeriet och miljöministeriet.

Kommunernas tekniska tjänster har en direkt inverkan på medborgarnas vardag, säkerhet och välstånd. Planläggningen styr var bostadsområdena och vägarna ligger, hurdana hem som ska byggas och placering av vindkraftverk. De som beviljar bygglov ansvarar bland annat för bostads- och industribyggnadernas säkerhet och hälsosamhet. Digitaliseringen av kommunernas tekniska sektor är ett aktuellt ämne eftersom ett nytt riksomfattande datasystem för den byggda miljön kommer att tas i bruk i början av år 2024 till vilket kommunerna kan leverera material för planläggning och bygglov. Miljöministeriet och Finlands miljöcentral administrerar projektet Ryhti. Det offentligt ägda DigiFinland Oy erbjuder kostnadsfritt förändringsstöd för kommunerna och landskapsförbunden och utreder kommunernas digitala beredskap. I enkäten om förändringsstödets digitala beredskap på våren valdes de anställdas perspektiv, eftersom informationsförvaltningen och direktörer har lett den tidigare undersökningen inom ämnesområdet.

”Målet med DigiFinlands Ryhti-förändringsstöd är att öka kommunernas beredskap att ta i bruk det nya datasystemet. Nästan alla kommuner har utnyttjat våra tjänster i år och i fjol”, berättar Satu Reisko, projektchef för förändringsstödet vid DigiFinland.

Resultaten kommer att presenteras närmare under ett distansmöte den 1 juni 2023 kl. 14–15: Gör en kalenderanteckning

Mer information om enkätens resultat:

Jarmo Pulkkinen
Sakkunnig, doktorand (GRM)
förändringsstödet för Ryhti-projektet, DigiFinland Oy
jarmo.pulkkinen@digifinland.fi
Tfn 050 5973 069