DigiFinland toteuttaa vuosina 2020-2021 kansallisen ja koordinoivan Sähköinen arkistointi –projektin. Projekti tukee ja ohjaa vanhojen tietojen arkistointia toteuttavia alueita laadukkaan ja kustannustehokkaan vanhojen tietojen arkistointiratkaisun valinnassa ja toteutuksessa. Projektissa tuotetaan konsepti vanhojen tietojen arkistoinnin toteuttamiselle jatkuvana palveluna, myös projektin päättymisen jälkeen.
Taustaa projektille
Suomessa on useita satoja vanhoja sote-tietojärjestelmiä, joiden tiedot tulisi tulevaisuudessa arkistoida Vanhojen potilastietojen arkistoon. Vanhojen potilastietojen arkisto on osa Kelan Kanta-palveluita ja on sote-organisaatioiden käyttöönotettavissa. Tällä hetkellä vain pieni osa organisaatioista on ottanut Vanhojen potilastietojen arkiston käyttöönsä. Vanhojen tietojen turvallinen säilytys ja mahdollisuus niiden käyttöön pitkälläkin aikavälillä toteutuu parhaiten keskitetyssä arkistossa, joka täyttää myös lakien ja asetusten velvoitteet.
Sähköinen arkistointi -projektin tavoitteena on saada lisättyä Kelan vanhojen potilastietojen Kanta-arkiston käyttöastetta.
Vanhojen asiakas- ja potilastietojen selvitys
DigiFinlandin Integraatiot ja yhteentoimivuus -hanke toteutti alkuvuodesta 2020 Vanhojen asiakas- ja potilastietojen selvityksen, jossa käsitellään vanhojen sähköisten tietojen arkistoinnin nykytilaa, Kanta-arkiston vanhojen tietojen arkistoa sekä muita arkistoinnin muotoja, arkistoinnin kustannuksia ja hyötyjä, käynnissä olevia ja tulevia arkistointiprojekteja sekä sähköisen arkistoinnin haasteita ja kehityskohteita.
Keskeisimpinä vanhojen tietojen arkistoinnin hyötyinä voidaan rekisterinpitäjän näkökulmasta pitää käytöstä poistuneiden, tietovarantoina toimivista järjestelmistä eroon pääseminen, arkistointivelvoitteen täyttyminen sekä mahdollisesti tietojen parempi käytettävyys ja näkyvyys Kanta-arkiston kautta. Vanhojen tietojen asianmukaisen arkistoinnin toteuttamisen haasteiksi on nimetty etenkin työn vaatimat merkittävät resurssit kuten henkilöresurssit ja aikaan sekä rahaan liittyvät resurssipuutteet.
Tutustu Vanhojen asiakas- ja potilastietojen selvitykseen tarkemmin täällä.
Projektin osa-alueet
Hankintarenkaan perustaminen ja kilpailutuksen toteuttaminen
DigiFinland toimii toteuttajaorganisaationa valmistelussa olevassa yhteishankinnassa, jonka kohteena on ennen Kanta-palveluun liittymistä syntyneiden sosiaali- ja terveydenhuollon tietojen arkistointi. Yhteishankinnan sisällönmäärittelyssä on pidetty alusta alkaen keskiössä alueiden esille nostamat tarpeet, unohtamatta näkökulmaa kustannustehokkuudesta. Alueita tullaan tiedottamaan yhteishankinnan sisällöstä sekä yhteishankintaan liittymisestä kevään 2021 aikana.
Pilottiprojektin toteuttaminen
DigiFinland toteuttaa pilottiprojektin yhteistyössä Keski-Pohjanmaan sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymän kanssa. Pilottiprojektin tavoitteena on arkistoida kyseisen alueen vanhojen sote-tietojärjestelmien sisältämät tiedot Kelan vanhojen tietojen arkistoon vuoden 2021 aikana.
Jatkuvan palvelun konsepti
Projektissa tuotetaan konsepti vanhojen tietojen arkistoinnin toteuttamiselle jatkuvana palveluna, myös projektin päättymisen jälkeen.
Määritelmiä ja käsitteitä
Seuraavissa kappaleissa selitetään projektiin liittyviä määritelmiä ja käsitteitä.
Vanha potilastieto. Vanhalla potilastiedolla tarkoitetaan sellaista potilaaseen liittyvää tietoa, joka on tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa ennen Potilastiedon arkisto -palvelun käyttöönottoa. Vanhoihin potilastietoihin kuuluvat myös sellaiset potilastiedot, jotka ovat tallennettu terveydenhuollon tietojärjestelmiin käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon arkisto -palveluun käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa sosiaali- ja terveysministeriön (STM) vaiheistusasetuksen (1257/2015) mukaisesti.
Vanhojen potilastietojen arkisto. Kelan palvelu vanhojen potilastietojen pitkäaikaiseksi säilyttämiseksi Arkistolaitoksen sähköisen säilyttämisen luvan mukaisessa ympäristössä. Arkistoon tallennettuja tietoja ei voi luovuttaa ja ne ovat vain rekisterinpitäjän käytettävissä sekä eivätkä ole näkyvillä Omakannassa. Tiedot tulee kuitenkin pyydettäessä luovuttaa potilaalle.
Rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty.
Lisätietoja
Laura Välkkilä
projektipäällikkö, DigiFinland Oy
laura.valkkila@digifinland.fi