DigiFinlandin Sähköinen arkistointi -palvelu on käynnistynyt vuonna 2022 osana hyvinvointialueuudistuksen ICT-muutostyötä. Sähköisen arkistoinnin tarkoituksena on tarjota kustannustehokas ja laadukas palvelu vanhojen sote-tietojen asianmukaisen sekä tietoturvallisen arkistoinnin toteuttamiseksi.
DigiFinlandin loppuvuodesta 2021 toteuttaman kartoituksen perusteella tunnistettiin tulevilla hyvinvointialueilla olevan 850 arkistoitavaa järjestelmää tai tietokantaa, joiden tiedot tulisi arkistoida asianmukaisesti, jotta järjestelmien ylläpito voidaan lakkauttaa. Vanhojen tietojen turvallinen säilytys ja mahdollisuus niiden käyttöön pitkälläkin aikavälillä toteutuu parhaiten keskitetyssä arkistossa, joka täyttää myös lakien ja asetusten velvoitteet.
Sähköinen arkistointi -palvelun tavoitteena on lisätä Kelan Kanta-arkiston käyttöastetta, ja palvelu mahdollistaa
- vanhojen potilastietojen siirtämisen Potilastiedon arkistoon sekä
- vanhojen sosiaalihuollossa syntyneiden asiakastietojen siirtämisen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.
Arkistojen käyttömaksu sisältyy alueiden Kelalle maksamaan Kanta-maksuun, eli käyttö ei aiheuta uusia kustannuksia. Samalla arkistojen käyttö mahdollistaa vanhojen tietojärjestelmien alasajon poistaen niiden ylläpitokustannukset.
Sähköinen arkistointi -palvelu sisältää alkuvaiheessa seuraavat osa-alueet:
- Arviointi: SoteArkki mahdollistaa vertailukelpoisen vanhojen tietojen nykytilan arvioinnin.
- Asiantuntijapalvelut: Tukipalvelut, arkkitehtuuri, koulutukset, projektijohtaminen ym.
- Hankinnat: DigiFinland yhteishankintayksikkönä suorittaa hankintoja hyvinvointialueiden puolesta mahdollistaen kustannustehokkaan ja modulaarisen hankintakokonaisuuden.
DigiFinlandin ja hyvinvointialueen tehtävät sähköisessä arkistoinnissa
DigiFinlandin tehtävät
- Tarjoaa alueille sähköisen arkistoinnin modulaarista ja alueellisesti räätälöityä palvelukokonaisuutta.
- On vastuussa yhteishankinnoista sekä toimii hankintojen teknisenä toteuttajana.
- Vastaa toimittajapoolin hallinnasta ja koordinoinnista, esimerkiksi kilpailuttamalla toimittajat dynaamiseen puitejärjestelmään.
- Arvioi vanhojen sote-tietojen nykytilaa dialogissa alueiden kanssa ja priorisoi arkistoitavat tiedot järjestelmittäin.
- Vastaa arkistointiprosessin ja toteutusmallin kehityksestä sekä kustannustehokkuuden hallinnasta.
- Osallistuu kansalliseen sidosryhmäyhteistyöhön.
- Tarjoaa asiantuntijapalveluja, koulutuspalveluja sekä arkistointiprojektien suunnittelun ja läpiviennin tukea.
- Tekee laadunvarmistusta yhteistyössä toimittajien kanssa.
Hyvinvointialueen tehtävät
- Laatii suunnitelman hankkeen aikana arkistoitavien järjestelmien alasajosta.
- Vastaa hyvinvointialueen omien resurssien riittävyydestä sekä sitoutumisesta.
- Vastaa sähköisen arkistoinnin hankkeeseen liittyvien toimintatarpeiden ja niiden laajuuksien määrittelystä.
- Vastaa arkistointiprojektin läpiviennistä (aikataulu, rahoitus ja muut osa-alueet) yhteistyössä DigiFinlandin sekä muiden toimittajien ja sidosryhmien kanssa.
Lisätietoja
Asiantuntijat Laura Välkkilä ja Piritta Kärki
sahkoinenarkistointi@digifinland.fi